Nos 10 conseils pour manager vos équipes à distance
Depuis quelques mois, l’organisation des entreprises est en plein bouleversement.
Le télétravail s’est mis en place au sein des équipes et c’est une grande nouveauté pour une majorité des salariés et managers qui se sont adaptés à cette nouvelle situation.
Tandis que certains préfèrent retrouver le chemin du bureau le plus rapidement possible, d’autres vont continuer de télétravailler de façon partielle ou complète.
Dans cette mise en place vous avez besoin de quelques conseils pour faire du télétravail une alternative efficace dans le temps ? On vous donne nos 10 conseils pour manager vos équipes à distance ! 🔝
1 - Choisissez les bons outils
Bien sûr, pour pouvoir continuer de travailler toujours aussi efficacement, il est primordial que toutes les informations continuent de circuler au sein de votre entreprise. De la nouvelle du jour à l’objectif du mois, vos collaborateurs doivent pouvoir garder le contact avec vous et l’entreprise. Pour maintenir votre communication interne efficace, il faut garder en tête qu’elle représente bien plus que le simple fait de s’envoyer des messages ou des mails régulièrement.
La communication interne intervient lors du déploiement de votre stratégie, du partage de vos valeurs, lors de la création d’une ambiance de travail positive, pour réussir vos “onboarding” et j’en passe 😉 ! C’est un incontournable de la vie d’une entreprise à distance.
Si vous voulez en savoir plus c’est par ici que ça se passe :
Il existe de nombreux outils digitaux permettant d’améliorer la communication interne. Le plus complet étant la plateforme collaborative. Elle vous permettra de répondre à de nombreux besoins facilement comme organiser un événement, suivre l’avancement d’un projet, communiquer instantanément et même de proposer des solutions pour améliorer le bien-être de vos collaborateurs. Cependant si vous avez un besoin unique vous pourrez vous tourner vers des outils qui viennent répondre à chacun de ces besoins. Mais attention à ne pas cumuler les abonnements !
Être équipé.e des bons outils vous permettra d’être plus efficace au quotidien ! Vos collaborateurs pourront alors mener toutes leurs missions à bien et dire adieu au stress au travail ⛔.
2 - Assurez du niveau d’équipement de vos collaborateurs
Maintenant que vous êtes bien équipé.e assurez-vous que c’est bien le cas de vos collaborateurs ! Rien de pire que de laisser la frustration gagner vos équipes.
Imaginez-vous plus motivé.e que jamais pour atteindre vos objectifs et cela même depuis votre bureau installé rapidement dans votre salon ! Et là, impossible de vous connecter à l’intranet de votre entreprise pour récupérer vos documents ou pire encore l’ordinateur (qui date de plusieurs années) refuse de s’allumer et tous vos documents ont disparu…
Parfait pour faire retomber la motivation! Pour que tous vos collaborateurs soient aptes à travailler dans les meilleures conditions, assurez-vous qu’ils aient un poste de travail adapté et ergonomique !
Vous ne savez pas à quoi cela ressemble. Nous avons réuni quelques conseils à ce sujet : par ici.
Pensez à interroger vos collaborateurs sur leur matériel (y compris sur leur connexion internet) et aidez-les à s’équiper en cas de besoin ! C’est un investissement qui vous permettra de bénéficier pleinement des bienfaits du télétravail.
3 - Assurez-vous des aptitudes de vos équipes
Maintenant que tout le monde est équipé, n’oubliez pas de vous demander si tous vos collaborateurs auront les clés en main pour travailler correctement avec leur nouveau matériel.
Vous pouvez tout simplement organiser une formation pour faciliter la prise en main des outils dont ils auront besoin, d’autant plus si ceux-ci sont nouveaux pour vos équipes. Les formations à distance ne sont pas idéales pour rester concentrés plusieurs heures en visio, mettez à disposition de vos collaborateurs un document numérique, type PowerPoint avec des éléments clés d’utilisation des outils. Vos équipes pourront ainsi le consulter quand elles en auront besoin. Passer par cette étape de formation et de mise à disposition d’outils pédagogiques est indispensable car elle permet de mettre les salariés sur un pied d’égalité face à la maîtrise des outils digitaux.
De plus, la maitrise des outils mis à disposition permet à l’utilisateur d’être efficace et de tirer pleinement profit du potentiel des solutions digitales.
4 - Informez sur “les risques” du télétravail
Télétravailler n’est pas anodin pour tout le monde. Nombreux parmi nous peuvent se retrouver démunis face à leur poste de travail loin de leur bureau habituel et cela encore plus en période de confinement….
Que ce soit à cause de la solitude, de la surcharge de travail, du manque d’espace pour travailler ou bien même d’une famille à gérer, télétravailler peut s’avérer une tâche plus compliquée que prévue !
Éviter toutes ces sources de stress à vos équipes n’est pas forcément possible, même avec toute la bonne volonté du monde ! Cependant, informez vos équipes sur les risques d’un mauvais environnement de travail est primordial. Les principaux risques d’un mauvais environnement de travail sont les troubles musculosquelettiques et les burnout. Pour prendre en compte chaque risque le plus tôt possible, avant qu’il ne soit trop tard. Après cela vous pourrez trouver des solutions et des ajustements pour rendre le télétravail adapté à chacun de vos collaborateurs et non l’inverse !
Vous éviterez à vos équipes de la fatigue inutile et certainement quelques burnouts imprévus.
5 - Planifiez des points réguliers
Vous avez le matériel pour travailler efficacement et tout le monde peut et sait s’en servir ? Alors c’est parti ! Pour la mise en pratique, vous pouvez instaurer un rendez-vous hebdomadaire ?
Pour vos collaborateurs, ce sera l’occasion de garder ce lien si précieux entre eux et votre entreprise. Grâce à ce lien vous préservez la bonne santé de vos équipes, surtout pendant une longue période de télétravail.
Un rendez-vous régulier (sous n’importe quelle forme) vous aidera à garder ce lien ! Réunion, séance de sport, partie de jeux en ligne … Donnez l’occasion à vos collaborateurs de se retrouver de manière régulière, vous verrez les bénéfices sur leur motivation et leur bien-être !
Par exemple, chez nous à TEAMSMART c’est le petit déjeuner visioconférence du lundi ! Il nous permet de nous lancer dans la semaine de bonne humeur avec nos objectifs en tête. C’est aussi l’occasion de prendre des nouvelles et d’écarter tout problème ou questionnement dès les premières heures de la semaine.
Si vous avez besoin d’inspiration pour vos rendez-vous en télétravail, direction notre LinkedIn et nos instants smart de chaque semaine !
Cette réunion peut être l’occasion d’en profiter pour faire le point sur l’avancement des projets et pour fixer les objectifs de la semaine à venir. Ça tombe bien c’est notre sixième conseil !
6 - Fixez des objectifs et faites le point régulièrement
Même à distance, vous êtes une équipe et vous avancez tous ensemble dans la même direction ! D’accord c’est un peu cliché… mais tellement essentiel pour la réussite de vos projets, actuels ou futurs !
À distance, il est plus facile pour vos collaborateurs de décrocher. Au bout de quelques jours ou bien de quelques semaines, ils peuvent se sentir loin de leur entreprise et pas que physiquement. C’est pourquoi il est alors nécessaire de les garder concerné.e.s et cela pas seulement pour vos performances mais aussi pour leur épanouissement personnel.
Donnez des objectifs s’avèrent être une très bonne solution. Car définir des objectifs donne surtout l’occasion à vos collaborateurs de les réaliser ! Parfait pour leur procurer un sentiment d’accomplissement et booster leur motivation.
Mais ce n’est pas tout, vous pouvez les aider à accomplir cet objectif ou définir des étapes pour atteindre un objectif final. Pour mettre cela en place et afin d’éviter qu’ils décrochent, faites le point régulièrement avec vos collaborateurs. Cela vous permettra de mieux savoir où ils en sont, vous pourrez alors mieux répondre à leurs attentes et surtout adapter les points d’étapes si nécessaire.
7 - Faites confiance !
Tout est une question de dosage, faire des points régulièrement c’est bien, même très important pour certain, mais un call 3 fois par jour, c’est trop !
Aimeriez vous avoir le sentiment que quelqu’un surveille votre travail plusieurs fois par jour ? C’est pareil pour la plupart de vos collaborateurs. La confiance c’est primordial pour avoir une relation authentique avec vos équipes.
Exercer le rôle de manager en télétravail ne signifie pas perdre en autorité ou tomber dans l’oubli. La clé d’un bon leadership est d’instaurer un climat de confiance entre le manager et ses équipes. Il est important de trouver un juste équilibre en étant présent à des moments clés, tout en faisant confiance à ses équipes, en leur laissant de l’autonomie et des responsabilités. Le télétravail demande un effort d’adaptation important. N’hésitez pas à faire votre propre bilan chaque semaine. Des ajustements seront peut-être nécessaires afin de trouver le bon équilibre.
8 - Prenez des nouvelles de vos collaborateurs !
Parce qu’il n’est pas évident pour tous vos collaborateurs de faire part de leurs difficultés ou de leurs mal être au travail mais qu’il est essentiel pour vous de recueillir ces informations, il vous faut un outil.
Chez TEAMSMART, nous utilisons un baromètre sous forme de météo ! Il est très intuitif, le grand soleil signifie que tout va bien, les nuages représentent quant à eux quelques problèmes et la tempête, eh bien vous aurez compris 😉. Vous pouvez communiquer votre météo par message privé ou dans une conversation d’équipe, l’essentiel, c’est que votre manager y accède et en parle avec vous si la météo se gâte !
Grâce à la plateforme collaborative TEAMSMART, vous pourrez avoir un aperçu de la météo quotidienne de vos équipes ! Vous aurez alors facilement le moyen d’en parler avec eux, afin de chasser les nuages de la journée de certains de vos collaborateurs et de faire en sorte que le soleil continue de briller chez les autres ! ☀️
9 - Managez avec bienveillance !
L’ensemble des conseils précédents ne doivent pas être appliqués au pied de la lettre sans rien de plus ! Ces conseils ont tous pour but de répondre à des nouvelles problématiques liées de près ou de loin au télétravail, en ajustant votre management.
Ils s’inscrivent dans un courant de management dit “management bienveillant”, et non ce n’est pas le fait de faire livrer des sushis chez vos collaborateurs après une rude journée de travail !
C’est vrai, il n’existe pas de définition précise de ce concept. On pourrait simplement dire qu’il s’agit d’appliquer des valeurs de la vie quotidienne à son environnement de travail. Seulement c’est un peu plus complexe que cela car il est constitué de différentes valeurs comme le respect ainsi que l’humanité et il existe seulement s’il est perçu par le manager comme un réel état d’esprit et non une stratégie.
L’objectif du management bienveillant est de prendre en compte les besoins des salariés et de les encourager dans leurs missions quotidiennes.
Si vous voulez en savoir plus nous avons interviewé un manager bienveillant aguerri et constitué une liste de nos meilleurs conseils dans cet article :
10 - Prenez du temps pour vous (personnellement ou en équipe)
En période de télétravail, on ne coupe jamais physiquement, nous n’avons plus le fameux trajet jusqu’à son lieu de travail qui permet à de nombreuses personnes de démarrer ou d’arrêter sa journée de travail tel un sas de décompression. Ne plus avoir ce moment peut donner l’impression de ne jamais décrocher du travail !
C’est pour lutter contre cela que l’on vous conseille de vous accorder un moment rien que pour vous ou en équipe pour faire autre chose que travailler. Si vous avez envie d’un moment de convivialité en équipe, organisez une séance de sport ou une partie de jeu en ligne ! Si vous souhaitez être seul.e, une bonne séance de yoga, un nouveau livre ou le dernier épisode de votre série feront l’affaire !
Et croyez-nous c’est s’arrêter pour repartir plus frais et plus efficace !
On espère que ces conseils ont pu vous aider ! N’hésitez pas à nous partager vos expériences de télétravail sur LinkedIn ou à nous contacter sur notre site !
