Comment animer votre réseau social d’entreprise ?

Il est tout beau, il est tout neuf mais il est surtout tout vide…

Vous vous êtes équipés récemment d’un réseau social d’entreprise ou c’est pour bientôt ? Vous vous demandez comment l’animer et faire adhérer vos collaborateurs ? Apprendre à le connaître et adopter quelques habitudes hebdomadaires vous permettront de dynamiser votre réseau social !

Grâce à nos conseils vous pourrez engager vos utilisateurs, en tirer le plein potentiel et découvrir le travail collaboratif.

Réseau social d’entreprise, un outil fédérateur

Avant même de commencer à animer votre réseau social d’entreprise (RSE pour les intimes), vous devez en connaître les fonctionnalités, les usages et vos obligations.

Passé cette étape, vous serez un pro de l’animation !

Quelles sont les fonctionnalités d'un réseau social interne ?

Pour réussir à animer comme il se doit votre RSE, vous devez évidemment en connaître tous les atouts.

Pour vous aider nous avons concocté une liste des fonctionnalités incontournables des RSE les plus populaires :

La création du profil individuel avec la possibilité de créer des groupes ;
L’incontournable système de messagerie instantanée ;
Un fil d’actualité permettant de publier un statut, un évènement ou des sondages ;
Un module pour vous aider à la gestion de projet ;
Un annuaire ou un organigramme dynamique de la société ;
Un agenda permettant d’organiser un événement en sélectionnant les participants et la date ;
Un drive / cloud pour le partage de fichiers

Certains RSE proposent quelques-unes de ces fonctionnalités, mais pas toutes, ce qui vous oblige à cumuler les abonnements et les différents outils ! Petit conseil d’ami : TEAMSMART propose toutes ces fonctionnalités et bien plus encore .

Une RSE, pour quel usage ?

Il est possible que vous pensiez que votre RSE fonctionne déjà très bien, vous êtes juste ici à la recherche de nouvelles idées. Mais saviez-vous que la grande majorité des entreprises n’utilisent pas les RSE au maximum de leur potentiel ? En effet, vous pouvez exploiter cet outil à des fins beaucoup plus poussées !Par exemple, il peut devenir un réel levier pour développer l’entraide entre vos collaborateurs avec des forums, des FAQ et la mise à disposition de tutoriel pour faciliter l’usage de nouveaux outils et processus. Grâce à certaines fonctionnalités, comme une boîte à idées, le RSE se transforme en véritable outil de promotion d’idée et d’innovation. Le RSE peut aussi devenir un support opérationnel dans votre gestion de projet à l’aide d’outils de travail ludiques et pratique. Si comme nous vous êtes persuadé(e) que la performance et le bien-être au travail vont de pair, sachez qu’une bonne utilisation (et bien sûr le bon outil !) vous permettront d’évoluer dans ce sens.Enfin, un réseau social d’entreprise présente un réel intérêt pour fédérer vos collaborateurs ! C’est en l’animant que vous réussirez à créer une culture d’entreprise autour de ce réseau social interne. Libérez la parole, vos collaborateurs vous remercieront !

Réseau social interne : obligations & risques

Quels sont les risques et obligations d’un réseau social d’entreprise ? Apprenez à les connaître pour utiliser cet outil en toute sérénité !

Protégez les données de vos collaborateurs

Les réseaux sociaux d’entreprise interviennent évidemment dans un cadre juridique réglementé, ce qui nécessite de connaître quelques spécificités. Vous devez protéger les données de vos collaborateurs et leur assurer une certaine transparence (même si pour vous il n’est évidemment pas question de vendre leurs données et de les espionner en douce). L’entreprise doit aussi respecter l’information individuelle du salarié en matière de données personnelles, cette étape permet de rassurer les utilisateurs sur l’usage de leurs données. Pour ces différents cas, et afin d’éviter toutes complications, une charte d’utilisation du réseau social est fortement recommandée.

Informez les représentants du personnel

Lors de la mise en place et du choix de votre outil vous devez informer et consulter les instances représentatives du personnel. Cette consultation permet de vous mettre d’accord et d’en établir les usages et objectifs, afin de plaire et d’être utile à tout le monde !

Prévenez des risques informatiques

Comme toute plateforme en ligne, il peut y avoir des risques de fuite de données, que ce soit un piratage ou un utilisateur malchanceux, vos données peuvent atterrir entre de mauvaises mains. Pour pallier ce problème, mettez en place des droits d’accès et sensibilisez les utilisateurs sur les bonnes pratiques de confidentialité !

Respectez l’équilibre vie professionnelle/personnelle

Un RSE peut néanmoins s’immiscer dans la vie privée de vos collaborateurs et nuire à l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Pour éviter d’être tenté.e de répondre à vos collègues en plein repas de famille, optez pour une plateforme collaborative avec un mode off.

Comment animer et faire adopter votre RSE ?

Maintenant que vous êtes incollable sur le sujet, il est l’heure de le faire vivre votre RSE ! Il faut savoir que même si vous avez la meilleure plateforme, ne pas l’animer comme il se doit compromet grandement ses chances de succès auprès de vos collaborateurs. Pour vous aider à rendre l’usage de votre RSE incontournable, nous avons réuni nos meilleurs conseils.

Montrez l'exemple !

Avant de demander aux utilisateurs d’animer votre réseau social d’entreprise, montrez l’exemple ! Demandez aux managers de participer à l’animation de la plateforme en publiant des actualités, en communiquant via la messagerie, et en créant des sondages. Pour que vos managers prennent cette mission à cœur et deviennent des utilisateurs réguliers et fréquents, votre RSE ne doit plus avoir de secret pour eux ! Prévoyez donc une formation, pour qu’ils puissent utiliser l’intégralité des fonctionnalités et qu’ils deviennent conscients des opportunités et de la réelle plus-value d’un tel outil. Engagez les dans le projet le plus en amont possible pour un résultat optimal.

Créez du contenu pertinent

Votre réseau social est avant tout un support de communication, alors profitez-en ! Partagez les actualités de votre entreprise, vos projets, les événements à venir mais aussi les arrivées de nouveaux collaborateurs. Tenez vos utilisateurs informés des nouveautés en temps réel !

Vous pouvez aussi partager des ressources comme une veille avec des articles pertinents pour votre secteur d’activité, ou bien même créer une plateforme d’e-learning avec des cours et des formations à disposition. Pour les plus soucieux du bien-être de leurs collaborateurs, des séances de sport ou de relaxation peuvent être partagées à l’aide de cet outil. Penser à réactualiser et à publier régulièrement vos contenus et devenez un réel influenceur.

Mettez en place des rituels et des challenges

Pour réussir sa communication interne, rien de mieux que de s’inspirer des réseaux sociaux classiques ! Pour augmenter les interactions sous vos publications, misez sur un visuel attractif et innovez. Un contenu divertissant permettra à vos équipes d’interagir tout en renforçant le bien-être au travail.

Voici quelques exemples de rituels et de challenges simple à mettre en place !

Les rituels et petites habitudes à prendre :

Consultez les publications des dernières 24 h et partagez les plus pertinentes.
Remerciez les utilisateurs qui publient des posts avec un petit commentaire ou un “j’aime”
Relancez une publication que tout le monde a ratée : ça fait toujours du contenu et ça limite les “mince je n’avais pas vu… ”
Gérez les membres au sein des groupes et services, et veillez à ce que tout le monde ait mis une photo de profil.
Encouragez un membre qui n’a pas publié depuis longtemps à le faire.
Les challenges à lancer
Encouragez les gens à participer avec des challenges, par exemple : Qui aura la photo de profil la plus originale ?
Créez des jeux concours (par exemple trouver l’erreur) et offrez des petits (ou gros) lots.
Créez des semaines à thèmes (par exemple la semaine verte) et partagez les meilleures initiatives écologiques.
Valorisez les nouvelles idées avec une journée boîte à idées.

Valoriser les utilisateurs et leurs actions

Tout comme les réseaux sociaux classiques, être actif ne veut pas toujours dire poster des actualités. Un utilisateur actif peut aussi se manifester en réagissant à des publications, en laissant un commentaire et en créant des interactions. Cette habitude simple ne vous prendra que quelques minutes par jour et vous permettra de valoriser l’effort des utilisateurs à utiliser le réseau social.

C’est aussi une manière de récompenser l’effort, et d’inciter à recommencer ! Et pour cela, pourquoi ne pas récompenser les utilisateurs qui participent le plus à la dynamisation du réseau social ? Pour cela, vous pouvez par exemple couronner votre utilisateur du mois ! La personne qui vous semble avoir été la plus présente sur le réseau social se verra attribuer un privilège exceptionnel ! Il ne vous reste plus qu’à trouver lequel…

Bien entendu, l’idée n’est pas de passer toute la journée sur cet outil ! Un réseau social d’entreprise reste un outil de travail, qui accompagne vos collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes. En réalité, un RSE doit permettre à vos équipes de gagner du temps en diminuant le nombre d’outils utilisés.

Comment mesurer les retombés d'un réseau social interne ?

Il n’y a personne de mieux placé que les utilisateurs pour vous parler de votre réseau social d’entreprise. Alors n’hésitez pas à prendre la température au sein de vos équipes !

Demandez l'avis de vos équipes

Menez l’enquête, tous les collaborateurs ont besoin de se sentir écoutés. C’est le moment de libérer la parole ! Créez des sondages, et incitez les utilisateurs à donner leur avis sur le réseau social, mais aussi sur la vie quotidienne de l’entreprise. En plus d’augmenter leur qualité de vie au travail, vous allez peut-être développer la créativité de certains utilisateurs ! Ces questionnaires vous permettront à définir des KPI sur les différentes fonctionnalités. À vous de voir lesquelles fonctionnent le mieux et lesquelles restent encore à améliorer !

N’oubliez pas de prendre en compte les questionnaires blancs ! Prenez en compte les personnes qui ne se servent pas du RSE et essayez de comprendre pourquoi. Vous pourrez alors proposer des solutions concrètes pour ces collaborateurs, comme des formations sur les nouveaux outils.

Analyser les résultats de votre RSE

Faites le point sur les posts et les événements qui ont le mieux fonctionné ! En effet, tout dépendra de vos collaborateurs (parce que oui, on n’a pas tous les mêmes collaborateurs !) Selon les secteurs et les entreprises, il y aura des attentes et appétences vis-à-vis de l’outil, totalement différentes ! Vous devez adapter les usages à vos collaborateurs. Une fois que vous aurez listé les résultats de votre réseau social d’entreprise et pris en compte les retours des utilisateurs, vous pourrez définir de nouveaux objectifs ! Et si vous vous en profitiez pour mettre en place le télétravail plus fréquemment, en toute sérénité, ou encore d’organiser un évènement interne directement sur votre réseau social d’entreprise ? À bientôt pour de nouveaux contenus !