Plateforme collaborative, trouvez celle qu’il vous faut !
Dans un monde en constante évolution, les entreprises ne cessent de devoir s’adapter et anticiper leurs futurs besoins. Pour y parvenir beaucoup ont fait le choix de s’équiper d’outils digitaux leur permettant de faciliter le quotidien.
Les outils les plus en vogue ces derniers temps sont les plateformes collaboratives. Elles s’avèrent être une excellente alternative aux méthodes traditionnelles pour des situations devenues complexes à organiser (comme de longues périodes de télétravail 😷…).
De nombreuses offres sont disponibles avec leurs avantages et leurs inconvénients : solutions spécialisées ou “tout-en-un”, le plus difficile, c’est de choisir !
Nous avons alors décidé de vous aider dans votre démarche de transformation digitale : voici de quoi comparer & choisir votre future plateforme collaborative !
Outil collaboratif : quel cahier des charges ?
Faites le point sur vos outils du quotidien
La première étape dans la mise en place et dans le choix de votre plateforme collaborative c’est l’évaluation de vos propres besoins. Pour commencer cette réflexion listez les outils digitaux que vous utilisez et ceux dont vous pourriez avoir besoin au quotidien.
Vous avez peut-être déjà créé un semblant de plateforme collaborative sans même le savoir ! Vous accumulez des outils comme Slack, Trello, Workplace, Skype… ? Vous accumulez aussi surement les abonnements ou les versions gratuites ? Si c’est le cas, on vous arrête tout de suite, c’est le moment de faire le tri ! Ce n’est pas optimal pour vos finances, votre gestion de projets et encore moins pour le sentiment de bien-être au travail de vos collaborateurs !
Pour débuter ce tri, définissez dans quel(s) cas un outil collaboratif pourrait être pertinent. Si c’est possible n’hésitez pas également à questionner vos collaborateurs sur leurs besoins. Vous pourrez de cette manière rédiger le cahier des charges de votre future plateforme collaborative.
En général, une plateforme collaborative doit répondre aux besoins suivants :
- Faciliter la gestion de projet
- Favoriser la communication interne
- Véhiculer les valeurs de l’entreprise
- Donner place à l’innovation et à la créativité
- Fédérer vos collaborateurs
- Gérer des évènements internes
- Partager des documents et des ressources
- Réserver les salles de réunion
Vous cochez toutes ces cases ? Nous avons trouvé la plateforme collaborative qu’il vous faut !
Évaluez vos besoins : outil spécifique ou plateforme tout-en un ?
Si votre demande est limitée à un besoin (par exemple la gestion des congés et des absences de vos collaborateurs) il est préférable de choisir une plateforme collaborative spécifique. Renseignez-vous d’ailleurs sur la compatibilité de cette solution avec les outils que vous possédez déjà. Des outils compatibles c’est moins de prise de tête et plus de confort de travail pour tous vos collaborateurs et pour vous !
Vos besoins sont plus larges et plus nombreux ? Tournez-vous vers une plateforme collaborative tout-en-un c’est à coup sûr la meilleure option ! Elle vous permettra de centraliser vos coûts, un bon point pour vos finances. Elle sera également un atout de taille pour la productivité : plus besoin de changer d’outil 34 fois par jour et une formation unique suffit pour tout le monde. Les options de certaines plateformes vous permettront même d’améliorer votre QVT (qualité de vie au travail), à ne surtout pas négliger !
Pour en savoir plus sur l’importance de la QVT -> par ici
Anticipez et projetez-vous, aujourd’hui vos besoins se résument à échanger plus facilement à distance. Mais si demain vous deviez faire un onboarding à distance, si la cohésion et l’entraide chutaient dans vos équipes, si vous souhaitiez minimiser les coûts du mal-être au travail : comment feriez-vous ? Les plateformes tout-en-un permettent de mieux prévoir et d’anticiper ces changements futurs ! N’hésitez pas à miser sur un outil innovant, il pourrait vous réserver de belles surprises.
Choisir la plateforme collaborative adaptée
Vous avez une idée de vos besoins et fait votre choix entre outil spécialisé et plateforme tout-en-un ? Il est maintenant l’heure de s’attarder sur les fonctionnalités et la mise en place de votre futur atout digital !
Les incontournables d’un outil collaboratif
Votre plateforme collaborative doit pouvoir vous aider à développer votre marque employeur et à créer une stratégie “d’employee advocacy” (collaborateurs ambassadeurs). En simplifiant le quotidien de vos collaborateurs, vous leur permettez de booster leur productivité ce qui impactera directement leur qualité de vie au travail !
Certaines solutions proposent parfois un service sur-mesure (dit “en marque blanche”) afin de rendre l’outil unique et à votre image, parfait pour fédérer vos collaborateurs ! Côté finance, les solutions en marque blanche ont cependant souvent un coût supérieur à celui des abonnements à une plateforme collaborative standard.
Prêtez également attention à l’adaptation de la solution aux différents supports digitaux : smartphones, tablettes, ordinateurs. Si vos collaborateurs sont mobiles, cela leur permettra d’avoir l’accès où qu’ils soient. Un incontournable en période de télétravail !
De l’accompagnement à la mise en pratique
Je suppose que vous n’avez pas que des experts en informatique et en outils digitaux dans vos équipes… C’est pourquoi il est primordial de ne pas négliger l’accompagnement et le service après-vente qui accompagne votre plateforme collaborative. Cela vous évitera de nombreuses mauvaises surprises ! Il est préférable d’opter pour une solution livrée avec une maintenance régulière. Pensez également à vous informer sur les futures mises à jour prévues.
D’autre part, le fait de former vos collaborateurs et de leur présenter ce nouvel outil aura un impact direct sur leurs appétences et usages de l’outil. Cette première étape est essentielle pour s’assurer d’observer une hausse de productivité et ainsi un bon retour sur investissement. Soyez ambassadeur de ce choix d’entreprise et faites vivre la plateforme lorsqu’elle est mise en place.
Tester c’est adopter ?
Vous avez fait votre top 3 ? Il ne vous reste plus qu’à choisir ? Rien de mieux pour faire son choix que de pouvoir tester ? Renseignez-vous sur la possibilité d’effectuer une démonstration ou une période d’essai. Cette expérience vous permettra de prendre en main la solution et de tester sa rapidité, sa facilité de prise en main et de savoir si elle vraiment faite pour vous.
La conduite au changement : formez vos équipes !
Votre choix d’investir dans une plateforme collaborative ne doit pas se faire seul. Il s’accompagne également d’une adaptation ou d’un changement managérial en conséquence. Que ce soit pour mettre en place de nouvelles méthodes comme le télétravail partiel, se tourner vers un management bienveillant, améliorer votre communication interne… La plateforme collaborative sera votre plus grand alliée mais il faudra aussi compter sur l’accompagnement de vos collaborateurs.
Ainsi, cette conduite au changement au sein d’une entreprise se fait en plusieurs étapes :
- Communication : Échangez avec vos collaborateurs sur votre projet d’investir dans une plateforme collaborative. Écoutez leurs avis et répondez à leurs questions afin de les faire participer au projet. Communiquez sur l’arrivée de la plateforme collaborative. Ainsi, au moment venu, vos collaborateurs seront prêts à effectuer ce changement organisationnel.
- Formation : Une fois la plateforme collaborative mise en place, une étape de formation est indispensable pour que son utilisation soit bénéfique. Préférez les formations en direct ou sous format webinaire avec vos équipes afin de répondre à leurs questions. Vous pouvez également proposer un support papier ou numérique qui pourra leur servir de guide en cas de doute.
- Participation : Montrez l’exemple à vos collaborateurs en animant la plateforme. N’hésitez pas également à leur donner des conseils et les inciter à faire vivre ce nouveau support. Faites des points réguliers afin de suivre vos collaborateurs dans la prise en main de la solution. Pour animer votre plateforme nous vous avons préparé un guide.
Nous espérons avoir répondu à toutes vos questions sur les plateformes collaboratives, mais si vous avez besoin de renseignements n’hésitez pas à nous contacter !
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