Communication interne, la clef de la productivité en télétravail
Vous comme moi, nous entendons souvent dire : “la communication en entreprise c’est le plus important” et cela peu importe le secteur et la période de l’année. Mais en cette période qui voit la naissance du télétravail généralisé, n’est-elle pas encore plus vraie que jamais? À quel point la communication est-elle importante en entreprise ?
Nous sommes persuadés qu’une bonne communication interne est un élément incontournable à ne surtout pas négliger, que ce soit pour vos performances ou pour le bien être au travail de vos collaborateurs, surtout en période de crise. Mais si, plus encore, le télétravail était l’occasion d’améliorer sa communication interne ?
Chez TEAMSMART, vous faciliter la vie et vous accompagner durant cette période c’est notre mission ! Nous nous sommes donc penchés sur la question et nous vous avons préparé un guide des bonnes pratiques pour améliorer votre communication interne (et cela, même à distance, oui, oui 🙂 ) !
La communication interne, pourquoi est-ce si important ?
Commençons d’abord par un état des lieux de la communication interne et sa place dans les entreprises. Parce que oui, tout travail d’équipe nécessite un échange d’informations à un moment ou un autre et cela que vous le vouliez ou non. Alors, même si vous n’êtes pas bavard la communication interne, ça vous concerne !
Communication interne : quel est son rôle ?
Vous le savez surement, la communication interne regroupe toutes les formes de communication qui ont lieu au sein de votre organisation (que ce soit en entreprise, association ou dans un groupement d’entreprises).
Elle a donc plusieurs fonctions, la plus évidente est le partage de l’information. Qu’ils soient formels ou informels ces échanges font partie de votre communication interne. Cela inclut toutes les discussions entre vos collaborateurs, sur leurs humeurs, leurs projets de la journée, l’avancement de leurs missions ou bien même ce qu’ils ont fait de leur week-end. La communication interne constitue donc le lien entre tous vos collaborateurs.
Pour expliquer, partager et mettre en place la stratégie de votre entreprise elle entre également en jeu. Elle est nécessaire pour que toutes vos équipes travaillent dans le même sens et pour les mêmes objectifs. Elle permet de partager vos valeurs et par la même occasion, cultive le sentiment d’appartenance mais aussi fédère autour de ces mêmes valeurs. Pour autant, il faut que la stratégie et les valeurs soient transmises à tous et cela est possible grâce à une bonne communication interne.
Vous avez dépassé votre objectif de vente cette semaine ? Vous souhaitez partager les résultats avec tous vos collaborateurs ? Vous en profiterez pour booster leur motivation. Et bien là aussi, cela se fera grâce à votre communication interne.
Quoi de mieux pour améliorer l’ambiance générale qu’organiser un afterwork géant et d’inviter tout le monde ? Vous connaissez la suite : communication interne.
Un nouveau renfort dans votre équipe ? Pour son onboarding, les documents, la formation aux outils, présentation de son équipe, partage des valeurs de l’entreprise … Encore et toujours : la communication interne.
Les différents moyens de communiquer en interne
Faire passer un message à l’ensemble de ses collaborateurs ce n’est pas toujours chose facile. Il y a plusieurs façons de le faire, elles sont plus ou moins efficaces mais aussi plus ou moins pertinentes, surtout à distance !
La première, et la plus connue, c’est le fameux message affiché sur la porte d’entrée, il y a aussi le livret d’accueil et la signalisation. Ces différentes méthodes sont toujours écrites et les plus couramment utilisées. Le problème avec ces méthodes c’est que le message doit être lu ou du moins vu pour être transmis et ce n’est pas toujours le cas, surtout si personne ne vient au bureau.
Les réunions, les conférences et les séminaires sont des événements spécialement prévus pour communiquer en interne. Les informations se transmettent à l’oral et chaque participant est présent pour recevoir de l’information. Ce sont des occasions idéales pour transmettre les messages les plus importants. De nos jours de nombreux outils permettent d’organiser et d’assister à ces événements depuis son bureau dans le salon.
Un mail c’est quand même beaucoup plus simple que de faire une affiche ou que d’organiser une réunion, on est d’accord ! Les messageries instantanées et les réseaux sociaux d’entreprise sont de plus en plus utilisés en vue de la situation et de l’arrivée des millénials sur le marché du travail. Ces outils sont facilitateurs et fédérateurs pour vos collaborateurs.
La communication digitale a le vent en poupe ! Cependant, les messages que nous envoient nos téléphones ou nos ordinateurs sont si nombreux qu’on pourrait se perdre. Mais pas de panique nous reviendrons sur ce point dans la partie conseil !
Avant chaque message, il faut se poser quelques questions pour ne pas se tromper de média et que l’information soit la plus pertinente et compréhensible possible. Afin de pas inonder vos collaborateurs d’informations et de veiller à ne pas accroître leur charge mentale, surtout à la maison.
- Quelle est son importance ? (un mail pourrait suffire ou est-ce qu’une réunion s’impose ?).
- Quel est votre interlocuteur ? (est ce pertinent que tous vos collaborateurs soient tenus informés)
- Quelle est l’urgence ? (réunion de crise à prévoir dans l’heure qui vient ou la transmission de l’information peut attendre 2 semaines).
- Quelle est la confidentialité ? (transmettre une information critique sans que cela fuite).
Comment améliorer la communication interne ?
Les outils digitaux qui boosteront votre communication interne
Même si les services postaux en France sont très efficaces, en envoyant une lettre à 17 heures pour la réunion du lendemain 8 heures, il n’est pas certain que l’information arrive et soit lue à temps. Ce n’est surement pas non plus la méthode la plus économique, on vous l’accorde !
Depuis quelques années, des centaines de solutions digitales ont vu le jour pour vous faciliter la communication interne. Elles se sont démocratisées avec le télétravail en mars dernier mais les connaissez-vous toutes ?
La première, et la plus connue, ce sont les messageries instantanées, rapides, efficaces et peu coûteuses, elles simplifieront tous vos échanges !
Certain ont aussi opté pour la création d’une newsletter interne, rien de mieux pour tenir au courant tous vos collaborateurs des news de l’entreprise ! À réaliser de façon hebdomadaire ou mensuelle, elle aura aussi un aspect fédérateur pour vos équipes. Cependant si vous êtes peu nombreux dans l’entreprise, il n’est pas certain que vous ayez beaucoup d’actualités à partager sous ce format.
La mise en place d’un intranet ou d’un réseau social d’entreprise peut être très pertinente. Il permettra à vos équipes d’échanger facilement, plus souvent. Vous pourrez aussi organiser des événements ou partager des ressources. C’est un réel outil qui peut être utilisé pour maximiser le bien-être au travail et les performances de vos équipes !
Vous cherchez un outil tout en un permettant de mettre en place une messagerie instantanée ? Un réseau social d’entreprise ? En alliant performance et bien-être au travail ?
On a ce qu’il vous faut et pour en savoir plus c’est par ici :
Améliorer sa communication interne en télétravail, c’est possible !
- S’assurer du matériel informatique et de son utilisation, tous vos collaborateurs doivent être en capacité de communiquer facilement grâce aux outils digitaux. Assurez-vous que les ordinateurs ou téléphones utilisés par vos collaborateurs leur permettent d’utiliser les outils mis en place.
- Encore une fois humaniser la communication, mettez des humains derrière chaque numéro de téléphone ou adresse mail. Demandez aux collaborateurs de mettre des photos de profil et leurs prénoms visibles. Remplacez vos simples au calls en visios, quand vous le pouvez. Cela vous permettra de voir les réactions sur le visage de vos interlocuteurs.
- Organiser des réunions, prendre des nouvelles fréquemment est encore plus important à distance et permet de lutter contre l’isolement professionnel fréquent en période de télétravail. Alors même si vous n’avez pas de grandes annonces à faire, prenez le temps de prendre des nouvelles de chacun lors de réunions hebdomadaires ou bien même plus fréquemment si vous le pouvez.
- Libérez la parole, donnez l’occasion à vos équipes de s’exprimer encore plus souvent. Il est primordial que vos collaborateurs ne restent pas bloqués de longues heures sur des tâches qu’ils n’arrivent pas à accomplir ou qu’ils se sentent isolés.
- Mettez en place un baromètre, afin de mesurer l’état émotionnel de chacun.
- Mettez en place des boîtes à idées, en plus d’augmenter le sentiment de considération, vous donnez sa chance à l’innovation et à la créativité !
- Demandez des reportings hebdomadaires ou quotidien, pour vous permettre d’être au plus proche des attentes de vos collaborateurs en cas de besoin.
- Mettez de la vie dans vos mails et vos messages, les échanges par mail et les messages professionnels seront parfois les seuls échanges de la journée pour certains de vos collaborateurs. Alors ne soyez pas trop formel, soignez votre ton et profitez en pour prendre des nouvelles !
- Établissez des règles, il n’est pas question pour vos collaborateurs de recevoir ou d’envoyer des messages professionnels en plein milieu de la nuit, respectez un équilibre vie professionnelle et vie personnelle est primordial. Vous pouvez par contre mettre en place des rituels, comme le point journalier ou la réunion hebdomadaire.
Améliorer sa communication interne en tout circonstances.
Parce que chez TEAMSMART nous ne faisons pas les choses à moitié, nous vous avons également préparé notre liste de conseils pour améliorer votre communication interne en toutes circonstances, à utiliser sans modération !
Vous avez choisi les bons outils pour communiquer ? Malheureusement cela ne fait pas tout ! Pour vous aider dans votre démarche d’amélioration de votre communication, nous vous avons préparé une liste de conseils :
- Créer un espace de travail facilitant les échanges, fini les cloisons et les portes fermées ! Faites en sorte que vos collaborateurs puissent se voir et s’entendre facilement. Grâce à des locaux adaptés, vous créerez de nouveaux échanges et les informations circuleront mieux au sein de vos équipes.
- Humaniser les échanges, encourager vos collaborateurs à discuter autour d’un café (d’un thé ou d’une grenadine, bien sur pas question d’exclure les haters du café ☕️) ou dans une salle de réunion. Les échanges en face à face permettent à vos équipes de mieux se connaître et c’est souvent plus efficace qu’un échange de messages virtuels.
- Prendre le temps d’échanger, prendre 10 minutes pour échanger sur les missions des uns et des autres ne sont pas 10 minutes de perdues ! N’attendez pas les meetings annuels ou les réunions mensuelles pour échanger sur les visions et missions de chacun. C’est aussi l’occasion d’échanger de manière moins formelle.
- Il n’y a pas que les paroles qui compte. Améliorez votre communication non verbale, lors d’une discussion, l’information n’est pas juste échangée et comprise par les mots que vous utilisez. Pour vous donner plus de crédibilité ou plus de sympathie il est primordial de contrôler ses gestes. Une attitude positive et dynamique a des répercussions sur toutes celles de vos équipes !
- Sortez entre collègues ! Il n’est bien sûr pas question de partir en vacances avec votre boss soyez rassuré(e), mais de créer des occasions d’échanger de manière moins formelles ! Ce sera l’occasion de développer de la complicité entre les collaborateurs et d’améliorer par la suite leur travail d’équipe.
Nous espérons que vous êtes désormais autant convaincu que nous qu’une bonne communication interne permet d’améliorer grandement le sentiment de bien-être sur son lieu de travail ou en télétravail, mais aussi les performances de toute entreprise !
