Dans un monde en constante évolution, les entreprises ne cessent de devoir s’adapter et anticiper leurs futurs besoins. Pour y parvenir, elles s’équipent d’outils digitaux pour faciliter leur quotidien. Choisir une plateforme collaborative savère être une bonne alternative pour grand nombre d’entre elles. C’est un marché en plein essor dont l’évolution a pris de l’ampleur lors du développement du télétravail durant la période confinement. De nombreuses offres sont disponibles sur le marché : solutions spécialisées ou “tout-en-un”, le plus difficile, c’est de choisir !

Nous avons alors décidé de vous aider dans votre démarche à l’aide quelques points clés pour bien choisir sa plateforme collaborative.

 

Évaluer vos besoins et vos objectifs  

La première étape est l’évaluation de vos propres besoins. Si cela est possible, n’hésitez pas également à questionner les salariés sur leurs besoins.

  • Si votre demande est limité à un besoin ( par exemple, gérer vos démarches en ressources humaines ) il est préférable de choisir une plateforme collaborative spécifique. Il est nécessaire également de se renseigner sur la compatibilité de cette solution avec les outils que vous possédez déjà. Ainsi, cela augmentera votre confort de travail.
  • En revanche, si vos besoins sont plus larges ( par exemple que vous souhaitez améliorer la performance de vos équipes, gérer vos ressources humaines, ou centraliser vos services ), se tourner vers une plateforme collaborative tout-en-un reste la meilleure option.

 

Choisir une plateforme collaborative adaptée

La plateforme collaborative peut vous aider a développer votre marque employeur et une stratégie d’employee advocacy ( collaborateurs ambassadeurs ). En effet, certaines solutions proposent un service sur-mesure afin de rendre l’outil unique et à votre image.

Prêtez également attention à l’adaptation de la solution aux différents supports digitaux : smartphones, tablettes, ordinateurs.

Si vos collaborateurs sont mobiles, cela leur permettra d’y avoir accès, peu importe le support sur lequel vous travaillez et peu importe où vous vous trouvez.

 

Une possibilité de tester la solution 

Rien de mieux pour choisir dans quelle solution investir que de pouvoir la tester ? Une fois votre top 3 sélectionné, renseignez-vous sur les services que l’éditeur vous propose (démonstration ou une période d’essai). Cette expérience vous permettra de prendre en main la solution et de tester sa rapidité et sa facilité de prise en main.

 

L’accompagnement

Choisir sa solution collaborative en fonction de ses objectifs est une chose, mais attention à ne pas négliger l’accompagnement et le service après vente qui l’accompagne.

Veillez à opter pour une solution livrée avec une maintenance régulière et un service dédié pour vous aider dans sa prise en main.

 

La conduite du changement 

Le choix d’une plateforme collaborative s’accompagne également d’une adaptation managériale en conséquence. Gérer le changement au sein d’une entreprise se fait en plusieurs étapes :

  • Communication : Échangez avec vos collaborateurs sur votre projet d’investir dans une plateforme collaborative. Ecoutez leurs avis, répondez à leurs questionnements, afin de les faire participer au projet. Communiquez sur l’arrivée de la plateforme collaborative. Ainsi, au moment venu, vos collaborateurs seront prêts à effectuer ce changement organisationnel.
  • Formation : Une fois la plateforme collaborative mise en place, une étape de formation est indispensable pour que son utilisation soit bénéfique. Préférez les formations en direct avec vos équipes afin de répondre à leurs questions. Vous pouvez également proposer un support papier ou numérique qui pourra leur servir  de guide en cas de doute.
  • Accompagnement : Montrez l’exemple à vos collaborateurs en animant la plateforme. N’hésitez pas également à leur donner des conseils et les inciter à faire vivre ce nouveau support. Faites des points réguliers afin de suivre vos collaborateurs dans la prise en main de la solution.

 

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