Vous êtes nombreux, lors de la mise en place du télétravail obligatoire  en mars dernier, à avoir fait face à des difficultés. Vous avez souvent dû surmonter le manque de temps, de connaissance ou bien même de matériel. Mais faites-vous partie des managers qui ont dit stop au télétravail ?

Suite aux différentes annonces du gouvernement, nous pouvons redouter un retour au télétravail obligatoire. Cette fois-ci soyez prêts à profiter des bénéfices du télétravail ! Nous avons réuni nos meilleurs conseils. 👀

 

Comment anticiper le télétravail ?

 

Télétravail, tout le monde à son poste. 

Pour commencer, assurez-vous que vos collaborateurs aient la possibilité de s’aménager un poste de travail ergonomique et dédié à leur travail. Pas question de travailler sur un coin de table dans la cuisine. Ils doivent aussi disposer de tout le matériel informatique qui leur est nécessaire pour leurs tâches quotidiennes : un ordinateur suffisamment performant, une connexion internet avec un bon débit et une imprimante si c’est nécessaire, voilà quelques exemples ! 

L’ordinateur portable est bien pratique et performant pour le télétravail occasionnel, cependant, si celui-ci devient régulier, un vrai poste de travail fixe est incontournable. Pour mettre en place un réel poste de travail, il suffit de quelques ajustements. Ces derniers permettront à vos collaborateurs d’éviter quelques frais d’ostéopathe ! Vous pouvez leur proposer un écran avec support pour qu’il soit à hauteur des yeux. Il permettra d’éviter les tensions au niveau du cou et des épaules mais aussi de réduire la fatigue visuelle. Un ensemble souris / clavier filaires permet d’ajuster plus facilement sa distance avec l’écran mais aussi la position des bras et des mains lors des sessions de travail les plus longues.

 

Avez-vous pensé aux outils collaboratifs ? 

 

Vraiment pas pratique, ni agréable de rester des heures sans réponse pour avancer dans vos projets, on est d’accord ? C’est pour cela que notre second conseil porte sur votre communication interne durant le télétravail. Pour la rendre adéquate au travail à distance, il est primordial de vous prémunir d’un outil collaboratif permettant à vos équipes de communiquer facilement.

Si la distance se fait ressentir à travers vos échanges, il est possible que cela devienne un réel fardeau pour vos collaborateurs et votre entreprise. L’éloignement peut être vecteur de démotivation, d’isolation professionnelle, de retard sur les projets et j’en passe ⏱. Un outil adapté vous permettra d’éviter tout cela, mais aussi d’être plus efficace, plus productif et de garder ce lien social entre vous et vos équipes. 

Si vous ne voulez pas recevoir de message, le soir, pendant que vous regardez votre série préférée, choisissez un outil avec une option “off”. Cette option est un réel plus pour vous et vos collaborateurs. Elle donne la possibilité de mieux préserver et gérer l’équilibre vie professionnelle et vie privée mais aussi pour pouvoir se concentrer plus facilement. 

 

Adaptez le télétravail à chacun de vos collaborateurs.

 

Et oui, il se peut que tous vos collaborateurs ne soient pas des adeptes du télétravail ! Avant de le mettre en place, vous devez savoir qui est en mesure de rester chez lui plus souvent. Afin d’en apprendre plus, faites parvenir à vos collaborateurs un questionnaire sur leur appétence à télétravailler à domicile. Si vous êtes plus “one to one”, organisez des entretiens, avec pour but d’échanger sur les préférences de chacun. Ces deux méthodes vous permettront de déterminer pour qui le télétravail sera facile à mettre en œuvre.

Plusieurs raisons peuvent pousser un collaborateur à ne pas vouloir ou pouvoir télétravailler. Bien sûr ils n’ont pas forcément de pièce leur permettant de s’isoler ou bien même un bureau pour travailler. Pour certain le trajet et l’environnement de travail sont essentiels. Cet environnement professionnel  permet de couper physiquement et mentalement avec leur lieu de vie. Pour ces personnes, proposez de préférence des périodes courtes de télétravail. Pensez à ceux qui ne peuvent pas s’adapter au télétravail, ou qui ne sont pas en capacité d’être autonomes sur les outils informatiques.

C’est pour cela qu’imposer le télétravail à tout le monde n’est pas forcément une bonne idée. Nous vous conseillons de le faire tester, 1 à 8 jours par mois, pour que chaque personne découvre ses bénéfices et inconvénients. Et si vous faisiez un sondage parmi vos collaborateurs ?

 

Comment manager le télétravail ? 

 

Luttez contre l’isolement professionnel.

 

En période de télétravail, l’isolement professionnel peut même toucher votre collaborateur préféré. Oui, celui qui n’est jamais malade et toujours super motivé. Il peut se sentir totalement perdu et délaissé en travaillant tout seul depuis son domicile. Ne pas avoir de contact humain pendant plusieurs jours peut avoir de graves répercussions sur votre gestion de projet et la cohésion de vos équipes. 

Pour lutter contre cet isolement, il y a plusieurs mesures à mettre en place. La première est de créer un rendez-vous quotidien, entre collègues ou avec un responsable. Cette réunion peut avoir lieu même s’il n’y a pas de raison professionnelle de se contacter. En plus de permettre de garder le contact, elle permet aussi de s’assurer de la bonne santé de vos collaborateurs. 

La seconde mesure est de toujours tenir informé le salarié sur la vie de l’entreprise. Il est important que tous les collaborateurs soient intégrés aux boucles d’informations (par service, par équipe, en général, par projet…). Par exemple, si vous organisez un évènement interne, pensez à en informer toutes vos équipes, même les collaborateurs qui sont absents. Il est primordial de garder la majorité de vos équipes concernées, pour que personne ne se sente délaissé.

 

Même à distance, prenez des pauses. 

À la maison prendre des pauses à la machine à café et faire des allers-retours à l’imprimante, c’est quand même plus compliqué et beaucoup moins sympa ! En télétravail, on est beaucoup moins amené à se déplacer et à changer de position régulièrement. L’immobilité peut engendrer des troubles musculo-squelettiques (TMS). Les TMS, sont des gênes ou des douleurs pouvant provenir des muscles, des nerfs, des tendons, ou bien même des articulations. Il est primordial d’informer ses collaborateurs de ces risques mais aussi de leur donner des solutions concrètes. 

La pause active peut être une bonne solution à ce problème, il s’agit de se lever et de marcher un peu,  au minimum 10 pas. Ces pauses permettent de refaire circuler le sang dans les jambes et d’éviter la sensation de jambes lourdes en fin de journée. Idéalement, ces pauses doivent être pratiquées au moins une fois par matinée et une fois par après-midi. C’est aussi l’occasion parfaite de faire quelques étirements.

Pour permettre à vos collaborateurs d’accentuer leur bien-être au travail, vous pouvez mettre à disposition un ballon de Klein (plus connu sous le nom de “swiss-ball”). S’assoir sur ces ballons permet aux travailleurs de varier leurs positions de travail et de libérer le mouvement de la région lombaire. Avant de commander des ballons pour tous vos collaborateurs assurez-vous qu’ils soient de la bonne taille, par rapport à la hauteur des bureaux mais aussi par rapport à la taille de vos collaborateurs. Cela évitera d’avoir les épaules sous le bureau, beaucoup moins pratique pour répondre aux mails. 👩🏽‍💻

 

Travail à distance et droit à la déconnexion. 

 

Même si la notification mail sur votre portable vous démange à 21:30, vous n’êtes pas obligés de l’ouvrir. Même si vous avez l’idée du siècle en pleine nuit, vous devez la garder pour vous. Pour préserver  l’équilibre vie pro et vie perso, vous devez mettre en place des règles. Ces règles serviront à définir les horaires de disponibilité de vos équipes. 

Que ce soit pour votre bien-être ou pour celui de vos équipes, il est primordial de déconnecter plusieurs heures par jour, tout comme le week-end et durant les congés. Le plus simple est de demander à vos équipes de se caler sur vos horaires de bureau. Cependant, si vous voulez rendre libres vos collaborateurs sur leurs horaires de travail et leur organisation, il sera plus compliqué d’attendre des réponses immédiates ou à des heures précises. 

Pour vous aider à mettre en place le droit à la déconnexion vous pouvez aussi mettre en place des réponses de mails automatiques (après les horaires choisis ou durant les week-ends et congés). Si la mise en veille des serveurs est possible pensez à le faire. Il n’y a jamais de mal à allier bien-être au travail et petites économies d’énergies ! 

 

Faites valoir l’entraide et la solidarité.

 

Améliorer la qualité du télétravail en équipe ! Permettez à tout le monde de partager leurs astuces ou leurs conseils pour travailler à distance plus facilement. En créant une conversation, un forum ou bien même une boîte à idées. Plusieurs outils collaboratifs vous permettent de mettre ça en place facilement et rapidement.

Ces échanges peuvent aussi permettre de partager des tutoriels et des solutions pour des problèmes liés au télétravail. Des problématiques comme : “comment brancher mon micro ?”, “comment partager mon écran ?”, “je n’arrive plus à me connecter”… Un accès rapide aux réponses à ces questions permettra de réduire le stress de certain de vos collaborateurs. C’est peut-être le moment de mettre en lumière les différents axes d’améliorations dans votre organisation interne !

 

A bientôt pour plus de contenu !