Le flexi-travail: entre confiance et équilibre
60%, c’est le pourcentage de salariés qui préfèrent travailler dans une entreprise où les rythmes de travail sont flexibles, d’après Welcome to the Jungle en 2020.
Alors, qu’est-ce que le travail flexible ? C’est l’aménagement par chaque collaborateur de ses temps de travail avec l’accord de l’entreprise entre les locaux de son employeur et un tiers lieu. Chaque collaborateur peut adapter sa journée et ses horaires selon ses propres critères et obligations. Par exemple, le télétravail, des horaires souples ou encore les semaines de 4 jours sont des exemples de formes de flexi-travail.
Pourquoi ce concept prend-il autant d’envergure ?
Grâce au flexi-travail vos collaborateurs ont un meilleur équilibre vie pro/ vie perso, ils sont plus épanouis et cela se répercute sur leur performance au travail !
Envie de changement et de vous mettre au flexi travail ? Voici ce que vous devez savoir !
Lieu de travail : la fin des bureaux ?
L’ère du télétravail a sonnée !
Vous aussi vous êtes passé.e au télétravail pendant les confinements ? Pourtant, peu habitué.e.s à mettre en place un travail à distance, de nombreuses entreprises n’ont pas eu le choix. Alors quels sont les avantages pour vos collaborateurs ?
Certains de vos collaborateurs, peu confortables dans l’environnement des bureaux, développent leur autonomie. Ils prennent des décisions et permettent aux projets d’arriver à bon terme plus rapidement. L’aviez-vous remarqué ?
Les heures perdues dans les transports, sont un temps révolu ! Vos collaborateurs peuvent bénéficier davantage de temps pour eux-mêmes en ne venant pas sur place. Et c’est meilleur pour l’environnement et par conséquent la responsabilité sociétale de votre entreprise !
À la maison, pas de collègues pour venir interrompre le travail de vos collaborateurs. Ils sont alors davantage concentrés et dédiés à une seule mission. Cela leur permet d’avancer plus rapidement sur leurs projets et d’augmenter leurs performances.
Le retour au bureau : qu’est-ce que ça change ?
Cependant, si le télétravail a ses avantages, il comporte aussi des inconvénients. Il est donc nécessaire pour vos collaborateurs de continuer à se rendre au bureau. Pourquoi ? Vous vous en doutez surement ! Pour le lien social, si indispensable à l’être humain. Travailler au bureau, c’est pouvoir partager un moment convivial avec ses collaborateurs à la pause déjeuner, faire le point avec l’équipe entière sur le dernier projet en cours. Un lien qui permet de créer une bonne ambiance de travail et des échanges plus fluides.
Coworking, tiers-lieu : les nouveaux espaces de travail
Selon bloom at work, seul 1 salarié sur 5 estime que son espace de travail est adapté à ses besoins. Alors quels sont les nouveaux espaces de travail que vous pouvez mettre en place afin de satisfaire vos collaborateurs ?
Si votre entreprise décide de garder ses locaux, plusieurs espaces de travail peuvent être envisagés : un espace détente avec accès à des fauteuils, jeux pour les pauses, un espace open space où vos collaborateurs peuvent se retrouver pour échanger et avancer sur leurs projets, et finalement un dernier espace plus individualiste où le collaborateur peut se retrouver au calme quand cela est nécessaire.
Seul inconvénient, une telle installation nécessite un grand espace de bureaux et donc un budget conséquent à investir.
Pour de plus petites structures, il est possible pour les équipes de travailler dans des espaces de co-working. Comment ça fonctionne ? Il suffit qu’une personne de l’équipe réserve un lieu dédié au travail. Tout le monde s’y retrouve et peu ainsi travailler en équipe. Ce concept permet d’économiser des frais de locaux tout en gardant un lien régulier avec les équipes.
Le rôle du manager dans la gestion des espaces de travail
En tant que manager, vous jouez un rôle majeur dans la transition en flexi-travail. C’est vers vous que viendront vos collaborateurs en cas de confusion. Vous donnerez le coup d’envoi et la direction d’une transition vers un flexi-travail, vous déterminerez ce qui est le plus adapté pour vos équipes et son bon fonctionnement. En charge des réservations des espaces de co-working, vous devez être à l’écoute de vos équipes pour organiser des rencontres même lorsque ce n’était pas prévu.
Flexibilité des temps de travail, la nouvelle norme ?
Les avantages des horaires flexibles !
Besoin de déposer les enfants, un rendez-vous médical déplacé en milieu d’après midi ? Autant de situation dans la vie personnelle qui ne facilitent pas le bon équilibre avec la vie pro. Et si c’était possible d’adapter ces horaires ? L’avantage des horaires flexibles, c’est d’être un peu “à la carte”. Chaque entreprise détermine le degré de flexibilité pour ses collaborateurs.
Par exemple chez TEAMSMART, il est obligatoire de se rendre disponible entre 9h et 12h puis entre 14h et 16h. Chacun peut aménager ces horaires autour de ces deux plages.
Des semaines plus courtes et des vacances illimitées ?
Le principal, c’est que le travail soit fait ! Alors en 4 ou 5 jours, qu’est-ce que ça change ? La flexibilité des temps de travail demande à vos collaborateurs de s’organiser. Ainsi en gérant mieux leur emploi du temps, ils peuvent réaliser l’ensemble de leurs missions sur quatre jours. Avantage ? Ils obtiennent un meilleur équilibre vie pro/ vie perso, ils sont donc plus satisfaits et épanouis ce qui augmente leur performance au travail.
Et si vous proposiez des vacances illimitées à vos collaborateurs ? Tout d’abord vous octroyez votre confiance en leur donnant cette liberté. « C’est un choix culturel, estime François co-fondateur de Popchef. Nous sommes convaincus que plus l’on a de règles et de process, plus chacun essaie de resquiller. Au contraire, lorsque les collaborateurs bénéficient au quotidien de confiance, ils n’en n’abusent pas et se responsabilisent. Ils sont aussi plus productifs et plus heureux. C’est gagnant sur tous les points » welcome to the jungle 2020. Bien sûr, il faut mettre quelques limites à cette offre. Tant que les objectifs ne sont pas atteints, prendre des congés supplémentaires n’est pas possible. Pour ne pas nuire à l’entreprise, il est indispensable que votre collaborateur prévienne suffisamment à l’avance pour permettre un bon roulement dans l’ensemble de l’équipe.
Chez openclassromm c’est Gwen Rivet qui nous parle de son retour d’expérience des vacances illimitées, « Les membres des équipes sont bienveillants, ils aiment leur travail, ils veulent que la mission de la boîte soit menée à bien, et donc s’autorégulent. Il n’y a pas de dérapage, car on est tendus vers un but commun en lequel on croit. », welcome to the jungle, 2020. Confier la responsabilité de s’octroyer des vacances est une relation gagnant-gagnant entre l’entreprise et le collaborateur qui augmentera la Qualité de Vie au Travail de vos équipes.
Le rôle des managers : place à la confiance !
Managers, directeurs, responsables : comment savoir si le travail a été fait ? Être au bureau permet de “voir” si le collaborateur travaille. À la maison, vous ne pouvez pas surveiller tout le monde. C’est à vous de développer une confiance envers vos collaborateurs. Faire confiance en vos collaborateurs leur permet de croire en eux, et par conséquent augmenter leur efficacité au travail. Si vous souhaitez tout de même vérifier l’avancée du travail, il peut être intéressant d’effectuer une liste d’objectif à la semaine ou au mois pour voir si ceux-ci ont été réalisés. Vous pourrez ainsi quantifier l’efficacité de vos collaborateurs. Surprise, ils risquent de faire plus que demandé 😉
Les outils indispensables du flex-office
Les plateformes collaboratives, un atout de taille
Le travail collaboratif à distance peut se révéler être un vrai défi. Les plateformes collaboratives permettent d’accéder de n’importe où, à un espace virtuel qui rassemble toutes les informations, tous les documents nécessaires au suivi d’un projet. Grâce à une plateforme collaborative, l’ensemble de vos équipes peuvent rester en contact et communiquer sur le suivi de leur projet.
Au bureau, à la maison ou dans un tiers-lieu, l’ensemble de vos collaborateurs ont la possibilité de se joindre à vous lors de réunions et d’échanger avec vous (bien sur l’accès au Wifi est indispensable dans ces circonstances).
La communication interne avant tout
Pour assurer une excellente communication, plusieurs fonctionnalités sont à votre disposition :
- La messagerie instantanée : évitez les mails et favorisez une communication plus directe via une messagerie instantanée. Une question, un doute, demandez directement au collaborateur concerné. Plus question de se perdre et ne pas répondre aux mails. Une réponse simple et efficace permet de débloquer un collaborateur. Chez TEAMSMART, il y a des gifs en bonus pour épicer un peu la conversation !
- La visioconférence : besoin de faire un point ? Conviez votre collaborateur ou l’ensemble de vos équipes à une visio d’équipe ! Chez TEAMSMART, la visio est intégrée à la messagerie, un seul bouton pour appeler l’ensemble de la conversation concernée !
Communiquer est déjà un bon départ pour favoriser une bonne entente dans vos équipes. Et si vous pouviez faire plus ?
Fédérer à distance, quelles fonctionnalités privilégier ?
Quelle est votre solution pour créer et développer un esprit d’équipe à distance ? À court d’idée ? Chez TEAMSMART, nous avons mis en avant quelques fonctionnalités pour favoriser la création de lien entre vos collaborateurs :
- Le fil d’actualité (qui est notre préféré), chacun à la possibilité de partager une nouvelle avec le reste de l’équipe. Nouveau contrat, repas en équipe ou partage d’une activité personnelle, vos collaborateurs sont libres de publier une photo et de la joindre d’un petit commentaire. L’ensemble de l’équipe peut voir la nouvelle et réagir, tout le monde se tient au courant et apprend à se connaitre !
- Il arrive à tout le monde de ne plus avoir d’idées pour animer la vie de l’entreprise … Et si vos collaborateurs avaient LA bonne idée pour engager et motiver l’équipe ? Avec TEAMSMART, chacun de vos collaborateurs peuvent proposer une idée. Une fois créée, l’idée est signalée à l’ensemble des collaborateurs et tout le monde peut aller voter ! Une note de 1 à 5 est attribuée. À la fin du vote si la moyenne est au-dessus de 4, un mail automatique est envoyé à la direction pour qu’ils étudient la proposition. (Si l’idée n’est pas acceptée, cela doit être expliqué aux collaborateurs). Mettre en place une idée proposée par un collaborateur permet de valoriser l’importance de chacun au sein de l’entreprise. Chacun à la possibilité d’apporter sa pierre à l’édifice !
Curieux.se ? Pour découvrir les deux autres fonctionnalités pour fédérer vos équipes prenez rendez-vous avec Nathan !
Trouver le bon équilibre en flexi-travail peut prendre du temps. Une chose est sure, c’est qu’une fois adoptée vous ne pourrez plus vous en séparer. Développement professionnel, équilibre personnel, les plateformes collaboratives sont l’outil idéal pour favoriser le flexi-travail et pour une meilleure Qualité de Vie au Travail de vos équipes.
