Comment gérer la crise de la COVID 19 grâce à une plateforme collaborative ? [TEAMSMART x Zolux]

Pour faire face aux nombreux changements dans le monde du travail, les entreprises ont dû se réorganiser, et bien souvent se réinventer et innover. Dans leurs viseurs, on retrouve les nouveaux risques et challenges de la crise de la COVID-19. Mais alors, quels sont les enjeux de cette crise inédite ? Et comment faire pour y faire face ?

Pour répondre à cela, nous avons fait le choix d’interroger une entreprise, dont la croissance a été chamboulée par la crise de la COVID-19 : le Groupe Zolux. Claire Brice, Directrice du Marketing et de la Communication pour le Groupe Zolux, s’est prêtée au jeu de l’interview.

Ce nom vous dit certainement quelque-chose : Zolux est un groupe spécialisé dans les produits pour les animaux de compagnie. Ses plusieurs sociétés comptent 10 sites de fabrication ou de distribution en France et à l’étranger. Le Groupe propose un large portefeuille de produits : en allant de l’alimentation vers l’hygiène et le soin, sans oublier les accessoires de vos animaux de compagnie.

Aujourd’hui, Claire a pris le temps de répondre à nos questions. À la tête d’une équipe de 9 collaborateurs, Claire a directement été impactée par cette crise, le marketing ayant un rôle central dans l’activité du Groupe. Claire, est donc idéalement placée pour témoigner sur cette gestion de la crise et l’esprit d’adaptation qu’elle a adopté pour y faire face. Retour sur un management de crise :

COVID19 : les risques & challenges RH d’une crise inédite

Le télétravail, le principal bouleversement de la crise sanitaire

Pas de surprise à ce sujet : le télétravail a été le plus grand bouleversement de cette année 2020. La principale raison ? Tout a dû être repensé : de l’organisation, au management et en passant par les ressources humaines ou encore la gestion de projet.

Cette réinvention n’a pas été en vain : ceux qui se sont le mieux adaptés ont fait de cette flexibilité une force tandis que d’autres en ont fait une solution durable.

Pour que le télétravail devienne durable, ou du moins une solution facilement envisageable, il faut être prêt ! Or, c’était loin d’être le cas pour une majorité d’entreprise en mars 2020 : l’annonce du premier confinement en a surpris plus d’un, qui ont été forcés de réagir dans la précipitation.

Claire partage également ce point de vue. Selon elle, il y a une grande différence entre le premier et le deuxième confinement. Comme beaucoup d’entreprises, ils étaient “très inquiets […]…Nous avons connu une chute d’activité [lors du premier confinement, ndlr] très conséquente ce qui n’a pas été le cas lors du deuxième confinement”. Comme beaucoup d’entreprises, Zolux a eu recours au chômage partiel : “tous ceux qui n’étaient pas au chômage partiel étaient à 100% en télétravail” ajoute Claire Brice.

La communication interne, un véritable challenge

Le télétravail a engendré une perte de lien social : désormais on ne peut plus juste lever la tête de son écran ou traverser le couloir pour poser une question. Bien souvent, la communication s’est faite de plus en plus rare… Dans les cas les plus extrêmes, cette communication a été totalement rompue !

Dans ces conditions, difficile d’avancer sur les projets et d’arriver à vos objectifs… Comme nous le précise Claire, cela peut se traduire par une baisse de performance, mais ce n’est pas le plus préoccupant : “ […] c’est surtout le besoin d’échanger qui, finalement s’est avéré essentiel “ Ainsi, de nombreux de moment de vie d’entreprise ont disparu, comme cela a été le cas chez Zolux : “ on ne se croise plus à la machine à café ou dans le coin d’un couloir, où l’on pouvait échanger facilement et cerner un problème.” En plus d’une perte de lien social, de nombreux managers ont eu plus de difficultés à cerner la détresse éventuelle d’un collaborateur. La lutte contre l’isolement professionnel est devenue essentielle.

L’isolement : l'un des risques du télétravail

L’isolement est certainement le plus gros contrecoup du télétravail ! Sans les bons outils et sans une sensibilisation préalable, il est indétectable. Pourtant, les risques sont conséquents pour vos collaborateurs. En effet, l’isolement représente la première cause de risques psychosociaux durant cette crise, avec près de 39 % des télétravailleurs qui se sentent isolés. Parmi ces télétravailleurs, près de 66% sont en détresse psychologique et 29 % le sont de manière élevée ! (selon une enquête opinionway de mai 2020).

Cet isolement s’est fait ressentir dans une majorité d’entreprises. Ce fut par exemple le cas dans les équipes de Claire : “c’est une réalité que l’on perçoit : certaines personnes l’expriment très bien, c’est mieux d’ailleurs, mais pour d’autres c’est très dur” . Pour les managers, le plus difficile reste de détecter ce mal-être chez les collaborateurs qui ont le plus de mal à l’exprimer. L’isolement et la détresse psychologique peuvent se présenter sous différentes formes : baisse de motivation, baisse de moral, baisse de performance … Les employeurs qui gardent un contact proche avec leurs collaborateurs peuvent plus facilement l’identifier rapidement, comme en témoigne Claire : “ce n’est pas une baisse de motivation dû à l’isolement mais bien une baisse de moral liée au manque de lien social” Cette constatation lui a permis d’intervenir rapidement en proposant des solutions. Pour celles et ceux qui ne parviennent pas à l’identifier, les répercussions peuvent être préoccupantes pour leurs collaborateurs et la pérennité de l’entreprise.

Comment une plateforme collaborative peut vous aider à gérer cette crise ?

Pour réduire les effets néfastes du télétravail, certaines entreprises comme Zolux ont eu la chance d’avoir mis en place une plateforme collaborative avant le premier confinement. Ces outils leur ont permis d’être mieux équipés dans la mise en place du télétravail. Une plateforme collaborative peut alors vous aider à maximiser vos performances, en parallèle de l’amélioration de votre qualité de vie au travail, deux aspects fortement impactés dans notre quotidien par le télétravail.

Une communication interne plus fluide

Pour faire face à ces nouveaux enjeux et même pour être plus performant au quotidien, l’amélioration de la communication interne est toujours efficace ! Mais c’est souvent plus facile à dire qu’à faire… C’est pour cela qu’existent les plateformes collaboratives !

Les plateformes collaboratives vous permettent de programmer simplement des événements, comme des entretiens fréquents avec vos équipes, formel ou informel. ”J’ai mis en place dans mon équipe des visioconférences individuelles, toutes les semaines avec chaque collaborateur. En plus de cela, j’organise des visioconférences en équipe durant lesquelles on finit toujours par parler du travail mais l’objectif premier est plus informel ! Parler de sujets personnels : ça fait un bien fou !” révèle Claire. Ces entretiens permettent de garder un lien avec vos équipes, tout en vous assurant qu’ils vont bien et que leurs missions avancent comme ils le souhaitent.

À distance, les plateformes collaboratives sont aussi d’une grande aide pour fluidifier la communication, grâce à une messagerie instantanée, des solutions de visioconférence ou de partage de documents.

Le maintien de la culture d’entreprise en télétravail est aussi un enjeu primordial du télétravail, surtout si comme pour Zolux, vous étiez en train de la renforcer : “on a été un peu coupés dans notre élan parce qu’on avait mis en place tout un projet avec une belle enveloppe budgétaire. Pour l’organisation d’événements fédérateurs, on a commencé l’année dernière. Cette action devait s’intensifier cette année.”

Mais pas de panique, pour minimiser la perte du lien social entre les collaborateurs et continuer à fédérer les collaborateurs à distance, les plateformes collaboratives prennent tout leur sens. Elles vous permettront de continuer à partager vos quotidiens grâce aux fonctionnalités de réseau social d’entreprise. Vous pourrez également donner la parole à vos collaborateurs avec une boîte à idées ou des sondages. Et enfin, cela reste un outil de communication interne pour faire circuler des informations importantes sur la crise actuelle, par exemple.

Des risques psychosociaux minimisés

Comme nous vous l’avons précisé précédemment, les risques psychosociaux sont encore plus présents en période de télétravail. Pour les prévenir efficacement, il faut les détecter et sensibiliser les collaborateurs. Il est alors possible de former les managers pour aborder et prévenir ces situations. Toutefois, en situation de crise, il est souvent compliqué de mettre en place des formations. Il semble alors nécessaire d’accompagner les managers face à ces situations “l’accompagnement sert à donner confiance à certains managers, qui avaient du mal avec le télétravail, et qui trouvaient le management bien plus compliqué à distance.””, confie Claire.

Pour mettre en place cet accompagnement, vous pouvez vous aider d’outils comme cela a été le cas dans les équipes de Zolux “nous nous sommes servis de Zlink (TEAMSMART) pour diffuser des informations aux managers sur le management à distance, et notamment les amener à être vigilants vis-à-vis de certains collaborateurs qui pourraient mal vivre l’isolement ou qui n’ont pas les conditions adéquates pour travailler de chez eux.” Par ailleurs, ces outils peuvent aussi être utilisés pour recueillir le niveau de forme de vos équipes avec un baromètre d’humeur, par exemple, ce qui vous permettra d’agir selon l’état d’esprit de vos équipes.

Attention, ces outils collaboratifs peuvent avoir aussi des effets néfastes s’ils sont mal utilisés : “ce sont de très bons outils mais ils ont aussi un côté très intrusif, parce qu’en quelque sorte on peut rentrer dans un bureau sans frapper. Il est important d’autoriser la déconnexion au travail”, ajoute Claire. Ne pas autoriser la déconnexion de vos collaborateurs peut créer de nouveaux risques psychosociaux, comme le burn-out. C’est un aspect à ne surtout pas négliger !

Une qualité de vie en télétravail

Dans votre lutte contre les effets néfastes du télétravail, veiller à la qualité de vie au travail de vos collaborateurs est primordial. Pour cela : facilitez la vie de vos équipes, créez du lien, fédérez vos collaborateurs tout en leur permettant d’être plus performants. Comment être accompagné ? Avec une plateforme collaborative, mais avant tout il faut choisir la bonne !

Une fois votre outil mis en place, vous pouvez commencer par fédérer et motiver vos équipes. Le partage de vos résultats ou avancement dans les projets est une bonne idée: ”On utilise notre plateforme pour communiquer des infos chiffrées ou informer sur la santé de l’entreprise, par exemple sur les projets d’avenir. Cela donne de la confiance et de la visibilité aux collaborateurs, et suscite de l’implication”

Mais pour que ce soit plus efficace en période de télétravail, Claire nous rappelle de ne pas oublier un élément principal : “du fun, parce que c’est quand même ce qui manque quand on ne voit plus grand monde.”

Ce ne sont que des exemples d’usage d’une plateforme collaborative pour améliorer votre qualité de vie au travail, il en existe plein d’autres ! Pour découvrir toutes nos fonctionnalités :

L’après COVID-19, que retenir de cette crise ?

Comme toute phase de la vie d’une entreprise, il y a des hauts et des bas. Pour certains, cette crise a été très rude. Mais elle a permis à certaines entreprises d’innover et de sortir des sentiers battus. Cela s’est parfois soldé par de belles découvertes, de nouvelles façons de faire, des outils innovants et un lien social réinventé !

Afin de garder le plus de bonnes choses de cette crise, il est important de faire le point sur ce que vous auriez pu améliorer, mais surtout sur ce que vous avez réussi ! C’est d’ailleurs ce qu’admet Claire : “Je pense que cette expérience nous aura permis de faire preuve d’adaptabilité et d’agilité mais aussi de résilience”, des compétences clés pour surmonter une telle crise.

Un grand merci à Claire Brice, d’avoir accepté de répondre à nos questions et de nous avoir partagé son retour d’expérience.

À bientôt pour de nouveaux contenus !