15 conseils pour organiser son télétravail pendant le confinement
Le télétravail, ce n’est pas tous les jours facile, il ne faut pas se voiler la face !
Nombreux sont ceux qui espèrent un retour à la normale dans les plus brefs délais. Et si cette crise sanitaire venait bouleverser notre quotidien et instaurer un nouveau changement ? Le télétravail serait alors une nouvelle norme.
À temps complet ou en hybride, 2,7 c’est le nombre de jours passés en télétravail par semaine par les Français en Mars 2021, selon le site travail-emploi du gouvernement.
Alors, même si l’avenir est incertain sur nos conditions de travail, on prend les devants ! Nous allons faire en sorte que le télétravail devienne votre meilleur allié ! Gardez le sourire 🙂 Voici nos astuces pour organiser votre télétravail pendant le confinement.
Une nouvelle routine, ça peut être stimulant !
Télétravail : réussir à garder un rythme
1 - Tenue : tout commence dès le levé
Et oui … Le télétravail ne signifie pas rester en tenue décontractée toute la journée. Pour un boost de motivation, gardez le rythme que vous aviez en allant au travail ! Une bonne douche pour se réveiller, et vous enfilez un jean et une chemise. Pas besoin non plus de mettre la tenue la plus inconfortable ! Vous êtes à la maison quand même 😉
2 - Agenda : l’outil indémodable pour être performant
Gardez en tête vos objectifs de votre semaine ainsi que de votre journée. Faire un to-do list permettra d’organiser vos pensées. Priorisez ce qu’il y a de plus urgent. Organisez les rendez-vous nécessaires. Afin de ne pas être pressé.e. par le temps, prévoyez large, Si vous finissez plus tôt alors ça ne sera que bénéfice pour vous pour conclure les tâches rapides à faire.
Si une tâche prend moins de 5 minutes à finir, c’est maintenant que vous devez la faire ! Vous en serez débarrassé.e avec la satisfaction d’avoir avancé !
Votre agenda viendra vous épauler dans l’organisation de vos jours, semaines et mois. Rappels, rendez-vous, tout y est inscrit. Pas de perte de temps à essayer de vous souvenir d’une mission ! Pas d’oubli ! Vous êtes 100% concentré.e sur votre travail !
3 - Pauses : le secret imparable pour une journée productive
Octroyez-vous de réelles pauses ! On ne veut pas dire aller voir la dernière vidéo YouTube sortie ou de préparer votre panier Drive. Une pause, c’est décrocher de son ordinateur et faire une autre activité. Vous pouvez aller vous préparer un thé, parler avec votre entourage, arroser vos plantes, sortir sur le balcon ou dans votre jardin. En changeant d’environnement votre cerveau se reposera. À votre retour, vous serez davantage apte à être concentré.e et à produire un travail plus performant.
Outils digitaux : se munir des bons outils
4 - Outils du quotidien : êtes-vous familiarisé.e à leur utilisation ?
Ce n’est pas évident pour tout le monde de comprendre l’ensemble des outils mis à votre disposition ? Vous avez des difficultés à utiliser certains logiciels ? Communiquez-le à vos collègues et ils vous aideront ! Il est important que vous sachiez utiliser tous les outils. Teams, Slack, Google Suite, TEAMSMART : on connaît plus ou moins les bases, mais dès qu’il s’agit de s’en servir pour une mission précise, cela peut devenir plus compliqué.
5 - Gestion de projets : comment assurer à distance ?
Suivre l’avancée d’un projet en groupe peut s’avérer être parfois un calvaire. Vous avez toujours besoin d’attendre les réponses de vos collaborateurs, vous n’avez jamais accès aux bons documents. Dites stop ! Et si on avait la solution à votre problème ?
Il existe plusieurs types de logiciels gratuits. Google met à disposition une application dans laquelle il est possible de créer des listes et organiser vos projets. Microsoft, de son côté, a mis en place un planificateur, avec une vision Kaban qui permet une vision globale du projet pour une gestion simplifiée.
Chez TEAMSMART, on utilise notre fonctionnalité “projet” pour ne jamais s’y perdre. Un projet correspond à un dossier. À l’intérieur, les colonnes représentent chaque étape du projet. Dans chaque colonne, des cartes précisent qui est chargé de la mission et les tâches de celle-ci. Ça vous permet une prise de recul et un meilleur suivi de l’avancement de vos projets !
6 - Garder un lien social : vos collègues commencent à vous manquer ?
Vous n’y auriez jamais pensé ? Vos collègues vous manquent ? On vous croit ! Le lien social est un lien très important chez l’être humain, qui a besoin de reconnaissance et d’amour. Alors quand on a plus nos pauses cafés ou déjeuner … Quelque chose vient manquer à notre vie ! On vous conseille de communiquer de manière directe avec vos collègues sur les banalités via une messagerie instantanée, sur Teams, Messenger (en plus ça évite de trop nombreux mails, chouette ça !)
Vous utilisez déjà la messagerie instantanée et ça ne vous suffit pas ? Notre plus chez TEAMSMART, c’est le fil d’actualité et la boîte à idées !
Le fil d’actualité vous permet de publier des photos de votre quotidien ou de vos accomplissements au travail ! Vos collaborateurs peuvent réagir et commenter ! C’est génial pour casser la glace et en savoir plus sur vos collègues !
La boîte à idées, vous permet d’engager toutes vos équipes et d’avoir un avis plus horizontal sur une idée. Vous le partagez dans la rubrique boite à idées et tout le monde vote sur une note de 1 à 5. Si l’idée est validée par la majorité, alors il n’y a plus qu’à l’appliquer ! C’est toujours mieux à plusieurs ! Retrouvez l’esprit d’équipe grâce à notre solution TEAMSMART !
L’équilibre vie pro/ vie perso : trouver le juste milieu
7 - Sport : réguler ses émotions
Accordez-vous un moment rien que pour vous ! Le sport est l’activité idéale pour vous changer les idées. Que ce soit en extérieur ou chez vous, toute votre concentration et votre énergie se réunissent dans le moment présent. Le sport permet de libérer des hormones du plaisir. Plus vous pratiquez du sport, plus vous serez heureux.
Chez TEAMSMART on utilise la solution ActivCorner, une plateforme de cours de sport en ligne. Des cours sans matériel spécial, on réserve et il y a plus qu’à assister à la séance (Il y a même un rappel 30 minutes avant pour ne pas oublier !). ActivCorner organise également des cours autour de la méditation yoga, mais aussi des conférences, des ateliers cuisine. De quoi se changer les idées à la maison !
8 - Enfants : instaurer des règles
Avoir vos enfants avec vous pendant le travail, on le sait ce n’est pas idéal, mais ce n’est pas impossible ! Dès le début, exposez vos règles, précisez de quelle heure à quelle heure vous travaillez. Pour que ce soit plus ludique, marquez le sur une feuille ou montrez sur une montre l’heure à laquelle vous terminez de travailler. Ainsi; ils sauront quantifier ou au moins attendre ce moment précis de la journée !
Plus vous communiquerez avec vos enfants, mieux ils vous comprendront. Expliquez la situation. Vous travaillez à la maison à cause de la crise sanitaire. Cependant, vous avez du travail très important à faire et vous avez besoin de concentration.
Vous pouvez aussi trouver des activités ludiques à leur faire faire ou faire appel à un organisme pour occuper vos enfants pendant vos horaires de travail. On a fait un article récemment là-dessus avec le Smartsitting: n’hésitez pas à aller le voir !
9 - Charge mentale : respecter ses capacités
Vous vous sentez débordé.e ? Toujours la peur au ventre d’oublier quelque chose ?
Arrêtez tout ! Si vous continuez comme ça vous risquez le burn-out ! La charge mentale n’est pas à prendre à la légère… Prenez le temps d’accepter que vous avez une charge mentale importante. Ce n’est pas une faiblesse de se sentir dépassé.e, mais c’est s’écouter soi-même. Qu’est-ce qui est le plus difficile ? Qu’est-ce qui est en trop ? Faites le point. Prenez conscience de tout ce que vous accomplissez. Qu’est-ce que vous pourriez mettre en place pour réduire votre charge mentale ? Parlez-en à votre entourage, vos managers, ils pourront probablement vous aider et réduire votre risque de maladie liée à la charge mentale.
Télétravail : À la maison mais rester raisonnable
10 - Horaires de travail : faire ce qui est attendu par l’entreprise
Vous vous étiez fixé.e des missions pour la journée. Vous ne les avez pas clôturées aujourd’hui ? Ça arrive ! À vous de gérer selon votre motivation et votre concentration. Si aujourd’hui vous êtes moins efficace, demain est un autre jour, votre énergie et concentration balanceront. N’hésitez pas à faire remonter à votre manager votre difficulté à effectuer vos tâches. Pas de culpabilité !
Avez-vous envisagé la flexibilité de vos horaires ? Êtes-vous plus efficace tôt le matin ou plus tard le soir ? Discutez-en avec votre manager et adaptez vos horaires à vos capacités ! Il est important de s’écouter pour être performant et ne pas s’épuiser à rien !
11 - Espace bureau : l’ergonomie de votre poste de travail est importante
Avoir un espace de travail dédié n’est pas donné à tout le monde … Il faut optimiser votre espace au mieux. De cette façon, à la fin de la journée quand vous quitterez cet espace, vous aurez terminé votre journée ! L’intérieur d’un placard, un dessous d’escalier, un coin à côté de la fenêtre. S’il y a un recoin dans votre maison non utilisé, vous savez quoi en faire maintenant ! Faites en sorte que l’espace soit pratique à utiliser. N’oubliez pas de ranger ! Vous y verrez plus clair et ce sera plus simple de vous concentrer.
12 - Objectifs : se tenir à sa to do list
Je veux bien vous croire, il est parfois difficile de respecter ses objectifs. Parfois tenté.e par une occupation ludique ou une tâche ménagère? Vous pourriez avoir tendance à ne pas accomplir toutes vos missions ?
Notre conseil ? La to-do list ! Simple et efficace elle vous permet de prendre du recul et de vous fixer des objectifs clairs. On vous conseille d’avoir deux types de to do list. Une sur la semaine qui rassemble vos grandes missions et projets à accomplir. Puis une to do list de votre journée avec vos missions, mais aussi des plus petites tâches sur le côté comme répondre à un mail ou mettre à jour certaines informations. En vous organisant ainsi, vous avez une certaine satisfaction à la fin de la journée à avoir accompli vos missions !
Attention ! Restez réaliste ! Ça ne sert à rien de faire une to do list de 20 missions qui demandent toutes 2 ou 3 heures de travail. Chaque chose en son temps. L’enchaînement des missions sera plus facile et clair. Si la semaine n’est pas suffisante, ce n’est pas grave, vous le ferez la semaine prochaine. Choisissez les projets à prioriser : peut-être 4 ou 5 missions importantes par jour et pas plus. En les accomplissant ces missions une par une, vous vous sentirez moins débordé.e et avancerez plus vite !
Garder un esprit dynamique et positif
13 - Voir les avantages du confinement
On est d’accord avec vous, le confinement nous enlève une certaine liberté. Voyons le positif ! Premier avantage non discutable : vous passez moins de temps dans les transports pour vous rendre au travail ! Alors pourquoi pas utiliser ce temps pour faire une séance de sport, cuisiner ou lire le dernier livre que vous vous êtes acheté qui attend sur la table de nuit ? Faites-vous plaisir !
C’est aussi le moment de se poser les bonnes questions. Que ce soit sur votre mode de vie, sur votre rythme au quotidien, sur votre travail, votre cercle familial ou amical :êtes-vous heureux.se ?
Vous avez également le temps de prendre du recul sur vos obstacles et challenges. Prendre le temps d’identifier les facteurs qui ne nous conviennent plus dans notre vie, et de changer ce qui ne va plus, c’est s’autoriser à être plus épanoui.e. Moins de problèmes, plus d’épanouissement, vous serez encore plus performant.e au travail sans vos tracas !
14 - Limiter les mauvaises informations
Travailler sur l’ordinateur, la tentation de surfer sur internet peut être grande. Un coup de mou ou un ras le bol de la situation et vous voilà déjà en train de vérifier les dernières actualités de la situation sanitaire. Regarder à outrance les chaînes d’informations, les reportages hospitaliers sur la crise sanitaire, n’est pas forcément le bon remède pour vous. Pensez à bien choisir le canal sur lequel vous prenez les informations. Ces informations vont-elles être fiables ou non ?
Arrêtez de passer trop de temps sur les écrans et profitez de ce temps pour aller vous cuisiner un bon petit plat 🙂 Profitez de votre entourage !
15 - Gagner en autonomie et responsabilité
Et si le télétravail était l’occasion pour vous de prendre votre envol ? Au travail toujours très encadré.e, vous n’avez pas la possibilité de faire vos preuves ? Profitez de ce confinement pour montrer votre autonomie. Montrez à votre manager que vous connaissez votre métier, et par conséquent vous prenez les responsabilités qui s’y attachent. Tout cela n’empêche pas que vous pouvez poser les questions nécessaires à votre manager lorsqu’une mission est floue pour vous.
Ces 5 conseils restent faisables par tout le monde, et on espère qu’ils vous permettront d’améliorer votre quotidien en télétravail. Ni une ni deux, on vous voit déjà prendre vos nouvelles bonnes habitudes !
