Plateforme collaborative, l’outil incontournable en télétravail
Qui dit XXe siècle, dit arrivée d’internet et des objets numériques.. Vous l’avez sans doute vous-même constaté, les entreprises font de leur mieux pour s’adapter aux nouvelles technologies et les inclure dans leur quotidien.
Vous pensiez avoir tout vu de la transformation numérique ? Elle n’est pas encore finie. Depuis quelques années, mais surtout depuis l’année dernière, les plateformes collaboratives voient le jour et permettent l’évolution du monde du travail en offrant des fonctionnalités nouvelles et plus performantes. Retour sur un phénomène d’actualité !
Communication interne, un indispensable en entreprise
La communication instantanée : vers un réseau social d’entreprise !
Vous l’utilisez dans vos vies personnelles au quotidien pour communiquer avec vos proches ou vos amis. Il est parfois un peu compliqué de casser cette barrière et d’instaurer une communication plus directe avec vos collègues. Cela l’est encore plus en télétravail ! Vous ne pouvez plus discuter rapidement avec vos collaborateurs dans les couloirs ou à la pause déjeuner ! La messagerie instantanée des plateformes collaboratives vous aide à construire et maintenir le lien avec vos collaborateurs. Il existe différentes messageries instantanées :
La messagerie : celle que l’on connaît tous, et qui permet de communiquer par message avec vos collaborateurs, ou encore de créer des conversations de groupes si nécessaire.
Le fil d’actualité : chacun des collaborateurs peut animer ce fil en postant des photos ou nouvelles pour les partager avec ses collègues. Ainsi chaque collaborateur peut apprendre à mieux se connaître, s’engager et prendre part aux projets.
L'échange et la transmission des informations internes
En entreprise, que vous soyez en ressources humaines, au service marketing ou commercial, vous avez toujours un flux important de documents. Vous avez vos contrats, vos notes, vos rapports, et il est parfois difficile d’avoir une bonne vision sur l’avancée des projets. Les plateformes collaboratives offrent une fonctionnalité afin de mieux gérer vos projets. Vous avez surement dû entendre parler de l’outil de gestion de projets, Trello ! C’est une méthode sur le principe de cartes (qui correspond à un ensemble d’actions à réaliser) qui réunit toutes les informations nécessaires d’un projet (échéance, acteurs, documents associés etc…). Vous déplacez la carte au fur et à mesure de l ‘avancée du projet dans des colonnes qui symbolisent des étapes du projet (à faire, en cours, en validation, terminé par exemple). À vous de déterminer l’objectif et le libellé de chaque colonne !
Les plateformes collaboratives vous permettent également de mettre en ligne des documents à la portée de toute l’entreprise. Les documents peuvent être vos plaquettes commerciales, des études de marché, des documents RH … Organisés par pôle vous choisissez avec qui vous souhaitez les partager ! Les avantages ? Vous ne perdez plus de temps à envoyer des mails et à oublier de joindre certains documents. Tout est en ligne !
Fédérer votre équipe ne tient qu’à un seul outil !
Les fonctionnalités pour unir vos collaborateurs
Créer du lien vous semble compliqué en télétravail ? Vous n’avez plus de pause café ou de pause déjeuner pour échanger et maintenir une culture d’entreprise forte ?
Pas de panique : les plateformes collaboratives sont munies de fonctionnalités pour vous aider à créer une bonne ambiance de travail (et cela même à distance !) .
Voici quelques solutions, que la plateforme collaborative TEAMSMART met à disposition pour fédérer vos équipes :
- Le fil d’actualité : Il permet à chaque collaborateur de partager une bonne nouvelle ou un plaisir de son quotidien aux autres. Vous pouvez ajouter une photo ce qui rend l’actualité plus attirante. Visible par tous les collaborateurs, ceux-ci peuvent aimer l’actualité ainsi que la commenter. Le fil d’actualité permet une interaction plus décontractée entre collaborateurs.
- Boite à idées : Vos collaborateurs peuvent avoir de (super) idées, mais ne savent pas comment les exprimer ? Grâce à la boîte à idées, ils peuvent partager leurs trouvailles et c’est à l’ensemble des collaborateurs de voter ! Si l’idée plait, il n’y a plus qu’à la présenter à la direction et à décider comment et quand la mettre en place !
- Sondage : Cette fonctionnalité complète la boîte à idées. Le sondage permet d’obtenir une réponse de vos équipes à une question donnée. Lorsque vous devez organiser une réunion, quel jour conviendrait le mieux ? Sondage ! Prévoir une activité de groupe ? Sondage ! Il permettra de disposer d’une réponse rapide, où tout le monde aura pu participer et se sentir engagé.
Climat social, mesurez le moral de vos collaborateurs
En plus des fonctionnalités ci-dessus, le manager a la possibilité de consulter le baromètre de l’humeur de son/ses collaborateurs. Qu’est-ce qu’un baromètre de l’humeur ? Fonctionnalité propre à TEAMSMART, le baromètre de l’humeur permet aux collaborateurs d’exprimer les difficultés ou les succès rencontrés dans leur journée. Comment ça marche ?
- Première étape : votre collaborateur va choisir une météo qui représente sa journée, grand soleil, nuageux, venteux ou encore orageux !
- Deuxième étape : Dans la zone de commentaire, le collaborateur peut écrire ses bonnes nouvelles, ses succès ou l’aide qu’il attend de son manager pour avancer sur ses missions. Il peut également la laisser vide, mais le commentaire est vivement conseillé !
- Troisième étape : Son manager réagit en donnant des conseils ou des informations manquantes ! Une fenêtre de dialogue privilégié s’ouvre entre le collaborateur et le manager !
Productivité en télétravail et outil collaboratif : un combo qui fonctionne
La flexibilité au travail, essentielle pour une meilleure productivité ?
Certains d’entre vous doutent de l’efficacité que peut avoir un collaborateur en travaillant depuis son domicile. C’est une idée reçue ! Nombreux sont les collaborateurs qui s’investissent davantage en étant chez eux, dans leur environnement familier et confortable.
Tous les êtres humains sont différents et vos collaborateurs en font partie ! Certains ont des impératifs familiaux, comme aller chercher les enfants à l’école ou un rendez-vous médical. La flexibilité au travail leur permet une meilleure prise en charge de ces impératifs. D’autres vont juste être plus efficaces à travailler tôt le matin ou tard le soir, ils peuvent ainsi gérer leur charge de travail. Ces conditions adaptées et ajustées à chacun de vos collaborateurs réduisent leur stress et augmentent leur performance. Si vous permettez à vos collaborateurs de travailler lorsqu’ils se sentent le plus apte et le plus en forme, ils seront alors plus efficaces. Un salarié heureux travaille mieux ! Libre à vous de mettre en place des plages de travail “obligatoire” pour faciliter les échanges et les réunions entre les services.
C’est là que la plateforme collaborative intervient ! En effet, elle va vous permettre de rester en lien et connecté.e.s aux informations et documents nécessaires à toutes heures de la journée. Ainsi, chacun de vos collaborateurs peut commencer à l’heure qui lui convient ou faire des pauses. Il n’empêchera pas un autre d’avancer. Vous pouvez toujours choisir d’imposer un créneau horaire commun sur quelques heures de la journée afin qu’il y ait une communication directe, si besoin. Chez TEAMSMART par exemple, c’est travail obligatoire entre 9h et 12h et entre 14h et 16h30, chacun s’organise autour de ses horaires pour compléter sa journée de travail!
La gestion de projets à distance, mission impossible ?
Vous êtes habitué.e aux réunions et brainstorming dans la même pièce, suivre ce que vos collaborateurs font, faire des points régulièrement ? Voici ce que vous pourriez mettre en place en télétravail :
- Organisez des visioconférences en début de semaine et milieu de semaine pour mettre en place les objectifs et les missions de vos équipes. Veillez à ce que chacun de vos collaborateurs puisse s’exprimer. Une fois la réunion terminée, votre collaborateur doit savoir ce qu’il doit faire.
- Diminuez les échanges de mails. Pour éviter de vous retrouver submergé.e sous une pluie de mails, gardez les mails pour les synthèses et les rapports concrets, ou projets pour lesquels vous devez garder une trace écrite. Pendant ce temps, passez par une messagerie instantanée qui est plus directe, et qui vous fera gagner un temps fou !
- Planifiez les missions de vos équipes avec un module de gestion de projets! Assurez-vous que tout le monde ait bien compris la fonctionnalité. Ainsi, chacun peut suivre l’avancée du projet, et ce qu’il reste à faire, tout en ayant accès aux documents mis à jour.
Accompagner vos collaborateurs dans leurs missions
En télétravail, l’accompagnement de vos collaborateurs peut paraître plus compliqué étant donné que les échanges ne s’organisent pas de la même manière. Votre accompagnement reste pour le moins important, voire même plus important auprès de collaborateurs en télétravail. Certains peuvent se sentir perdus ou délaissés vu qu’ils n’ont plus de contact avec vous !
Échangez avec eux tous les jours, pour savoir si leurs missions sont claires, s’ils n’ont pas de questions. N’hésitez pas à planifier un appel pour éclaircir les points nécessaires !
Vous pouvez également vous épauler de la solution TEAMSMART, qui comme décrit plus haut, fournit un baromètre de l’humeur. Celui-ci vous permettra de suivre et d’accompagner les difficultés et challenges de vos collaborateurs au fil des jours.
Les plateformes collaboratives vous accompagnent pendant et après cette transformation digitale. Bien équipé.e.s, le télétravail n’aura jamais été aussi simple ! Alors qu’est-ce que vous attendez ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’outil Teamsmart contactez-nous !
