Emails, notifications, multitasking : 5 solutions pour gérer le stress
Saviez-vous que, même avec le meilleur management et un environnement de travail optimal, vos collaborateurs peuvent être touchés par des périodes de stress ?
Mais alors qui sont les véritables coupables ?
Chez TEAMSMART nous avons identifié notre suspect principal : les tâches chronophages. Traitement des emails, tri des notifications, saisie manuelle, réunions d’équipes fréquentes…
Toutes ces tâches chronophages vont, par définition, vous faire perdre du temps, ou du moins, vous en donnez l’impression ! Mais saviez-vous qu’elles peuvent même être source de stress au travail ? ⚠️
Dans ce carnet, nous essayons de comprendre pourquoi ces missions compliquent notre quotidien et comment faire pour limiter leur impact.
Les tâches chronophages créent-elles du stress au travail ?
Tâches chronophages et manque de temps
Le premier générateur de stress causé par les tâches chronophages dans vos équipes, c’est le manque de temps.
Ces missions demandent trop de temps à vos équipes, du temps qu’ils n’ont parfois pas ou qu’ils aimeraient utiliser autrement.
Une sous-estimation du temps que vont vous prendre ces missions et c’est tout le planning qui est décalé, accompagné par le stress qui gagne vos équipes !
Bien souvent, les tâches chronophages ne sont pas les missions les plus épanouissantes ! Vos collaborateurs peuvent avoir la sensation de perdre un temps précieux.
👉 Si le temps accordé aux tâches chronophages est trop important, il peut faire naître un sentiment de frustration chez les collaborateurs concernés.
Plus de missions, plus de surcharge mentale
Aviez-vous déjà pensé à l’impact des notifications sur le niveau de pression au travail de vos collaborateurs ?
Une étude récente menée par des chercheurs britanniques* révèle que les notifications sont sources de stress pour vos équipes. En effet, se voir rappeler par son téléphone ou son ordinateur par des petites pastilles rouges qu’il nous reste des tâches et que leur nombre grandit, crée une tension durable dans l’esprit. Cette tension vient accroître votre charge mentale !
Mais qu’est-ce qu’est la charge mentale ? ✅
On pourrait la résumer par l’ensemble des sollicitations de votre cerveau pendant l’exécution d’un travail. Quand ces sollicitations deviennent trop nombreuses, et que la charge mentale augmente considérablement, vous faites face à des risques psychosociaux. Le plus fréquent et le plus connu c’est le burnout.
Le schéma des tâches chronophages : manque de temps et présence constante dans l’esprit, vient la plupart du temps se répéter en boucle, chaque semaine ou chaque mois. Pour vos collaborateurs, cela peut devenir une routine néfaste à leur bien-être !
Cette répétition vient démultiplier les effets nuisibles de ces missions en créant une lassitude ou une tension constante.
Nos 5 astuces pour réduire cette pression au travail
Pour vaincre ce stress au travail, et prévenir des risques psycho-sociaux sur le long terme, voici nos 5 meilleures astuces :
- Arrêtez le multitasking
- Donnez-vous des priorités
- Apprenez à dire non
- Dites stop aux réunions inutiles
- Utilisez les bons outils
Retour sur ces solutions SMART
Arrêtez-le multitasking.
Les tâches chronophages ne viennent jamais seules, vous vous sentirez souvent obligé.e de jouer sur plusieurs tableaux pour aller plus vite. Stop ! Ça ne marche pas, c’est même tout l’inverse !
Et oui malheureusement, très peu d’entre nous sont réellement capables de faire plusieurs choses à la fois. Ce qui se passe réellement quand on fait cela c’est que nous faisons des allers-retours entre les différentes missions..
Cette façon de faire, crée de nombreuses tensions dues aux impératifs en cours que vous avez mis de côté. Ces tensions viennent directement alimenter votre charge mentale ! 🤕
Si vous êtes dans l’obligation d’avancer sur plusieurs tâches à la fois, nous avons une solution : découpez vos missions en plusieurs étapes et finissez une étape avant de passer à une autre tâche. En plus de vous alléger l’esprit, cela permet de ressentir le sentiment d’accomplissement après chaque étape validée.
Donnez-vous des priorités
Le principal problème de ces impératifs c’est leur impact sur votre organisation. Pour limiter ce dernier, il existe plusieurs étapes et méthodes d’organisation.
Pour commencer il est primordial de définir vos objectifs (de préférence en suivant la méthode SMART), ils vous donnent le cap à suivre !
Listez les étapes pour arriver à vos objectifs, une to-do liste peut vous aider à cela, chaque étape cochée vous donne une petite dose de satisfaction qui vous aide à maintenir votre motivation ! ✔️
Une fois ces étapes établies, organisez votre emploi du temps selon les priorités et le temps que vous demande chaque mission (surtout les chronophages) ! Cette méthode vous permet de réduire votre charge mentale et votre stress en anticipant vos missions et les potentiels blocages.
Apprenez à “dire non”
Plus facile à dire qu’à faire, on vous l’accorde ! Mais admettre qu’on n’a pas le temps de bien faire quelque chose c’est se rendre service à soi mais aussi à la personne qui nous la demande.
Accepter chaque mission que l’on vous demande mais si vous êtes débordé.e ne vous permet pas d’être bien vu.e ! Au contraire, vous vous mettez dans une situation où vous allez accélérer en bâclant certaines missions. Votre travail est de moins bonne qualité et si vous n’arrivez pas à aller au bout de vos missions vous pourrez alors être perçu.e comme quelqu’un de mal organisé.e…
En faisant cela vous augmentez votre stress et charge mentale, et vous vous exposez à des répercussions sur le long terme en augmentant vos risques psychosociaux.
Si vous voulez en savoir plus sur le coût caché des risques psychosociaux, direction notre LinkedIn :
Dites stop aux réunions inutiles
Les réunions permettent souvent de confronter ses idées et d’avancer en équipe. Mais sont-elles vraiment toutes utiles ? Les réunions sont l’une des activités les plus chronophages de la vie d’une entreprise.
Faites en moins mais de meilleure qualité 😉 ! Pour cela, préparez chaque réunion en fonction de l’ordre du jour. En appliquant cette règle, vos échanges seront beaucoup plus constructifs. Par la même occasion, ne conviez que les personnes qui sont concernées par l’ordre du jour : pas besoin de réunir tout le service à chaque fois !
Cependant, n’oubliez pas de faire un récapitulatif, tout en permettant à toutes vos équipes d’être force de proposition ! C’est d’autant plus vrai en période de télétravail : vous éviterez à ces collaborateurs de se sentir mis de côté ou moins considérés.
Utilisez les bons outils
Et si vous arrêtiez de jongler entre vos outils de messagerie, de partage de document, de gestion de projet, de réservation de salle … ?
Perdre son temps à essayer de se rappeler où se trouvent telle ou telle information ou comment la partager, c’est une tâche chronophage qui peut facilement disparaître !
Il existe aujourd’hui des plateformes collaboratives qui réunissent de nombreuses fonctionnalités et c’est le cas de TEAMSMART ! Ces solutions vous permettent de gagner beaucoup de temps et de productivité, tout cela en maximisant le bien-être au travail de vos collaborateurs !
Pour découvrir toutes les fonctionnalités proposées par TEAMSMART :
Nous espérons avoir pu vous aider à la gestion des tâches chronophages dans votre organisation quotidienne. S’il vous reste des questions n’hésitez pas à nous contacter :
